Programvara för veterinärer: så jämför praktiken system och verktyg

En veterinärpraktik som väljer programvara gör ofta två val samtidigt utan att märka det. Det ena gäller praktikens grundsystem, där patienter, djurägare, bokningar och fakturor hanteras. Det andra gäller verktyg som läggs ovanpå grundsystemet, till exempel AI-stöd för journalföringen. Den här guiden går igenom vad varje kategori ska klara, vilka frågor varje leverantör behöver svara på och hur ett jämförande test kan läggas upp.

Praktiksystem eller tilläggsverktyg

Ett praktiksystem är praktikens ryggrad. Där finns journalerna, uppgifterna om djur och djurägare, tidboken, kassan och ofta lagret av läkemedel och förbrukningsmaterial. De flesta praktiker byter sådant system sällan, eftersom ett byte påverkar varje arbetsmoment och kräver att historiken flyttas med.

Ett tilläggsverktyg löser en avgränsad uppgift och arbetar mot praktiksystemet. AI-stöd för journalföring hör hit. Verktyget skriver journalutkastet från samtalet med djurägaren, och den färdiga journalen hamnar sedan i praktiksystemet. Att hålla isär kategorierna gör jämförelsen enklare, eftersom ett tilläggsverktyg bedöms efter hur väl det fungerar ihop med det system praktiken redan har. Mer om grundsystemet finns i guiden till journalsystem för veterinärer.

Funktioner att testa i en demo

En funktionslista på papper säger lite om hur systemet fungerar en vanlig dag. Be i stället att få testa varje punkt med praktikens egna patientfall:

Patient- och djurägarregistret, med sökning i en lång historik och flera djur per ägare.
Tidboken, med bokning, ombokning och påminnelser till djurägaren.
Faktureringen, från journalens åtgärder till färdig faktura och betalning.
Lagret av läkemedel och förbrukningsmaterial, med uttag kopplade till patienten.
Rapporterna som praktikledningen behöver för att följa verksamheten.

Låt helst den som arbetar med momentet till vardags göra testet. En receptionist ser andra brister i tidboken än en veterinär, och en praktikchef läser rapporterna med andra frågor.

Debitering och journalföring enligt tyska regler

I Tyskland styr avgiftsordningen GOT hur veterinärer debiterar sina tjänster. Enligt GOT § 2 sätts avgiften mellan en och tre gånger avgiftssatsen, och enligt § 7 förfaller arvodet först när djurägaren har fått en faktura. Fakturan ska enligt samma paragraf minst innehålla datum för behandlingen, djurslaget, diagnosen eller skälet till besöket, den debiterade åtgärden med sitt löpnummer i avgiftsförteckningen, fakturabeloppet och momsen.

Fråga varje leverantör hur systemet stödjer GOT i praktiken, till exempel hur avgiftsnivåer väljs per åtgärd och hur ändringar i avgiftsordningen förs in i systemet. Fråga också hur journalföringen uppfyller de krav som gäller för veterinärpraktiker, och be leverantören visa hur ändringar i en signerad journalanteckning loggas.

Vetz kan föreslå vad som bör debiteras utifrån journalens innehåll, vilket minskar risken att åtgärder glöms bort på fakturan. Hur det fungerar beskrivs i guiden om debitering på veterinärkliniken.

Kopplingar till andra system

Ett praktiksystem behöver prata med utrustningen och tjänsterna runt omkring. Fråga vilka kopplingar som finns färdiga och vilka som måste byggas:

Laboratorieutrustning, så att provsvar hamnar direkt i rätt journal.
Röntgen och annan bilddiagnostik.
Betalterminaler och kortbetalning.
Påminnelser och meddelanden till djurägare.
AI-stöd för journalföringen.

För AI-stödet är den viktigaste frågan hur den färdiga journalen kommer tillbaka till praktiksystemet. Vetz integreras med Provet Cloud, Vettigo och MHK FileMaker. Praktikens bokningar visas då automatiskt i Vetz, och den färdiga journalen skickas tillbaka utan manuella steg. Vetz stödjer de flesta större journalsystem, och om ett system saknas går det i de flesta fall att bygga en integration. Tekniken bakom beskrivs i artikeln om hur Vetz integreras med journalsystemet.

Dataskydd enligt GDPR

Praktiksystemet och verktygen runt det hanterar personuppgifter om djurägare. Begär skriftliga svar på följande innan systemet används med riktiga uppgifter:

Var lagras och behandlas uppgifterna?
Vilka underleverantörer medverkar, och hur informeras praktiken om ändringar?
Hur länge sparas journaler och andra uppgifter?
Hur raderas uppgifter, och kan praktiken själv radera dem?
Vilka åtkomstloggar kan praktiken själv granska?

Samma frågor gäller för varje tilläggsverktyg. Vetz integration med journalsystemet sker krypterat och i enlighet med GDPR. Fler frågor att ställa finns i artikeln om AI och GDPR för veterinärer.

Installation och utrustning

Fråga om systemet körs i webbläsaren eller installeras på praktikens datorer, om det finns appar för mobil och surfplatta och vad som händer när internetuppkopplingen försvinner mitt i en mottagning. Svaren avgör hur mycket praktiken behöver av egen it-drift.

Vetz körs i webbläsaren utan installation och finns som app för iPhone och Android. Det enda som behövs är en enhet med mikrofon.

Så läggs jämförelsen upp

En jämförelse blir mest rättvis när alla leverantörer prövas mot samma underlag:

Gör en kortlista utifrån de funktioner praktiken inte klarar sig utan.
Boka demonstrationer där leverantören visar praktikens egna vanligaste besökstyper.
Testa systemet i det dagliga arbetet under en provperiod, inte bara i en demo.
Fråga hur historiken flyttas från det nuvarande systemet och vem som gör jobbet.
Gå igenom avtalet, med uppsägningstid och vad som ingår i priset.

Kostnaden är svår att jämföra utan samma frågor till alla. Fråga om priset gäller per användare, per veterinär eller per praktik, vad som kostar extra och om priset anges med eller utan moms.

Namngivna leverantörer bör jämföras mot deras egna aktuella sidor, eftersom funktioner och villkor ändras.

Där Vetz passar in

Vetz är inget praktiksystem. Vetz arbetar bredvid det system praktiken redan har och tar hand om journalföringen. Under samtalet med djurägaren lyssnar Vetz och skapar ett strukturerat journalutkast enligt praktikens egna mallar. Veterinären granskar och godkänner utkastet, som sedan förs över till journalsystemet med ett knapptryck.

Utöver journalen föreslår Vetz diagnoskoder och debitering, genererar hemgångsråd till djurägaren och erbjuder en kunskapssök i evidensbaserade källor. Hur Vetz står sig mot andra AI-verktyg beskrivs i guiden till att välja AI-scribe, och alla funktioner finns på Vetz funktionssida. Vetz kan testas gratis i 14 dagar utan kortuppgifter.

Läs mer om Vetz

Vill ni se hur Vetz fungerar tillsammans med praktikens nuvarande system? Boka en demonstration så visar vi journalföringen med era egna besökstyper.