Mindsk udmattelsen på klinikken ved hjælp af AI-støtte i journalføringen

Klokken nærmer sig syv, den sidste dyreejer er kørt hjem, og seks journaler ligger stadig usignerede. Mange klinikker genkender denne situation, og den siger noget om, hvor arbejdsbyrden rent faktisk ender, når dagen ikke rækker til. Denne side gennemgår, hvilken del af udmattelsen et AI-støtteværktøj til journalføring kan aflaste, hvordan det fungerer i den svenske kliniske hverdag, og hvad klinikken bør undersøge, inden der træffes en beslutning.

Hvad der forårsager udmattelsen, og hvad der kan automatiseres

I sin artikel om udbrændthed blandt dyrlæger nævner CoVet lange arbejdsdage, følelsesmæssig udmattelse som følge af svære sager, medfølelsesudmattelse, økonomisk stress, krævende kundemøder, personalemangel og manglende balance mellem arbejde og fritid som almindelige årsager. CoVet skriver også, at mange dyrlæger bliver på arbejde efter arbejdstid netop for at nå at få journalerne færdige.

De fleste punkter på listen ændres på baggrund af beslutninger, der træffes i ledelsesgruppen. Bemanding, vagtplanlægning og den måde, teamet drøfter vanskelige sager på, påvirkes ikke af et program. Den administrative del ser anderledes ud. Journalnotater, udskrivningsvejledning og fakturering er opgaver, der skal udføres, men som ikke kræver, at netop du sidder og skriver dem om aftenen. Det er her, at AI-støtte har en reel opgave, og det er også her, man med rimelighed bør måle effekten.

Hvordan branchen beskriver problemets omfang

CoVet henviser på sin side om udbrændthed blandt dyrlæger til Merck Animal Healths undersøgelse af dyrlægers trivsel fra 2022, hvor over 50 % af dyrlægerne angives at have et højt niveau af udbrændthed, og hvor yngre dyrlæger og støttepersonale er mest udsatte.

I sit indlæg om bekæmpelse af udbrændthed ved hjælp af en AI-forfatter henviser Scribenote til AVMA (JAVMA 2023) for oplysningen om, at dyrlæger har en udbrændthed, der er 155 % højere end i befolkningen generelt, og til Cornell University for et anslået omkostningsbeløb på 2 milliarder dollar om året for branchen.

Begge kilder er nordamerikanske, og tallene beskriver forholdene dér. De siger ikke noget konkret om en svensk klinik, men de giver en størrelsesorden, man kan forholde sig til, når ledelsen drøfter, hvorfor medarbejdere siger op.

Tidlige advarselstegn, der bør tages op på teammødet

CoVet beskriver en række tegn, der kan dukke op, inden nogen reagerer alvorligt:

udmattelse allerede inden træningen er begyndt, søvn, der ikke giver hvile
kynisme, irritation og følelsesmæssig afstumpning over for patienter og dyreejere
kliniske detaljer, der overses, og faldende arbejdspræstation
undgåelse af visse opgaver, patienter eller samtaler
tilbagetrækning fra kolleger og mindre samarbejde
mindre tilfredshed med arbejdet og tvivl om, hvorvidt man skal blive i faget

CoVet understreger, at symptomerne kan optræde hos hvem som helst i teamet. Dyresygeplejersker, receptionister og klinikledere er lige så udsatte som dyrlægerne. Du kan læse mere om sammenhængen mellem arbejdsbyrde og restitution i artiklen »Fra udbrændthed til balance: hvordan AI kan mindske arbejdsbyrden på klinikken«.

Så forsvinder skrivearbejdet i praksis

I konsultationsrummet aktiverer du Vetz, når samtalen med dyreejeren begynder. Vetz lytter og fortolker samtalen i realtid, forstår, hvem der siger hvad, og hvilke oplysninger der er vigtige. Klinikens egne skabeloner bruges som struktur, så udkastet følger de rutiner, I allerede har.

Inden for få sekunder efter samtalen ligger der et komplet udkast til journalen, struktureret i henhold til klinikkens rutiner og med korrekt medicinsk terminologi. Du gennemlæser det, justerer det manuelt eller ved hjælp af AI og underskriver. Du har fuld kontrol hele vejen igennem. Trinene beskrives detaljeret i vejledningen om, hvordan Vetz fungerer i praksis, og grundlæggende oplysninger om teknologien findes i afsnitt et »Hvad er en AI-skribent? « og på siden om AI-journalføring.

Aflastningen stopper ikke ved teksten

Det, der efter en dag stadig udgør en psykisk belastning, er sjældent kun selve journalteksten. Vetz kan identificere manglende oplysninger i notatet, for eksempel anamnese eller diagnose, og komme med forslag til differentialdiagnoser. Påmindelser om genbesøg og opfølgning håndteres i samme arbejdsgang.

Derudover genererer Vetz individuelt tilpassede råd til hjemrejse direkte fra journalen, foreslår relevante diagnosekoder ud fra notaterne og yder støtte til fakturering baseret på journalens indhold, hvilket mindsker risikoen for manglende fakturering. Rådene til hjemrejse beskrives nærmere på siden om råd til hjemrejse for dyrlæger, og der findes en oversigt over alle funktioner under Funktioner. Hvordan tidsbesparelsen fordeler sig over arbejdsdagen, beskrives i Spare tid med AI som dyrlæge.

Aftenarbejdet forsvinder først, når udkastet ikke længere skal flyttes manuelt

Et færdigt udkast i et separat vindue hjælper ikke, hvis nogen alligevel skal kopiere og indsætte det i journalsystemet. Vetz integreres med Provet Cloud, Vettigo og MHK FileMaker. Jeres bookinger vises automatisk i Vetz, og den færdige journal overføres tilbage til journalsystemet med et enkelt klik, uden dobbeltarbejde eller manuelle trin.

Teknisk set bygger integrationen på API’er eller eksport- og importfunktioner fra jeres nuværende system, og udkastet til journalen kan overføres automatisk til det rette felt. Ifølge Vetz foregår overførslen krypteret og i overensstemmelse med GDPR. Klinikken behøver altså ikke at skifte journalsystem for at komme i gang. Hvis jeres system ikke understøttes i dag, er der mulighed for at udvikle en integration til de fleste systemer, og det er værd at spørge om allerede ved den første kontakt. Læs mere om dette i afsnittet »Sådan integreres Vetz med dit journalsystem«.

Mål effekten i stedet for at stole på din fornemmelse

Fastlæg en udgangspunkt, inden I indfører noget. Enkle mål, som det er muligt at følge op på:

antal minutter brugt på journalføring pr. besøg, målt i løbet af en almindelig uge
antal usignerede journaler ved dagens afslutning
hvor meget arbejde der udføres efter lukketid, og af hvem
hvor mange aftener om ugen nogen logger ind hjemmefra
andelen af journaler, der suppleres efterfølgende den næste dag

Vetz kan afprøves gratis i 14 dage uden at skulle oplyse kortoplysninger, hvilket er tilstrækkeligt til at foretage en sammenligning med udgangspunktet. I funktionen »Analytics og indsigt« får I et overblik over arbejdsgange, produktivitet og brug og kan se mønstre i realtid.

Spørg leverandøren, hvilke af jeres nøgletal der kan følges direkte i Analytics og Insights, og hvilke I skal følge manuelt i journalsystemet, f.eks. antallet af usignerede journaler ved dagens afslutning.

Implementeringen er et forandringsforløb, ikke en installation

Der kræves ingen download. Vetz bruges i webbrowseren og findes også som app til iPhone og Android. De fleste computere, mobiltelefoner og tablets fungerer med det samme, forudsat at enheden har en mikrofon.

Vetz understøtter mere end 10 sprog og håndterer forskellige dialekter og udtaler, hvilket er vigtigt i teams, hvor ikke alle har svensk som modersmål. Systemet kan håndtere samtaler med flere deltagere og fungerer også ved video- og telefonkonsultationer.

En praktisk måde at komme i gang på er at lade to eller tre dyrlæger afprøve Vetz i testperioden, mens resten af teamet arbejder som normalt. Lad dem, der tester systemet, rapportere, hvad der mangler i udkastene, tilpas klinikkens journalskabeloner ud fra dette, og udvid derefter brugen til flere. Vetz kan tilpasses jeres rutiner, skabeloner og arbejdsgange, og I får hjælp til opsætningen. Hvad man bør sammenligne mellem forskellige værktøjer, beskrives i afsnittet »Valg af AI-scribe som dyrlæge«.

Spørgsmål, I bør stille, inden I skriver under

Stil disse spørgsmål til leverandøren og bed om at få svarene skriftligt:

Hvor opbevares personoplysningerne rent geografisk?
Hvilke underdatabehandlere benyttes, og hvordan bliver I informeret om ændringer?
Hvor længe opbevares lydoptagelser og transskriptioner?
Hvordan anmoder klinikken om sletning, og hvor lang tid tager det?
Hvordan styres adgangsrettighederne mellem de forskellige roller på klinikken?
Hvad sker der med journaloplysningerne, hvis aftalen opsiges?

Oplysninger om sikkerhed findes på sikkerhedssiden, og de databeskyttelsesspørgsmål, der er specifikke for veterinærvirksomhed, behandles i afsnittet »AI og GDPR for dyrlæger«.

Dyreejerens samtykke er en del af den samme forberedelse. Vetz anbefaler, at du i notatet oplyser dyreejeren om, at AI anvendes som støtte, og kan stille en færdig formulering til rådighed, som kan bruges under besøget. Aftal på forhånd, hvem der skal sige det, og hvornår under besøget det skal siges, så alle i teamet gør det på samme måde.

Hvad AI ikke løser

En samtale om aflivning bliver ikke lettere af, at notatet skriver sig selv. Manglende personale, ubesatte stillinger og dyreejere, der sætter spørgsmålstegn ved omkostningerne, er stadig et problem efter indførelsen. Dyrlægen gennemgår og underskriver altid selv, og ansvaret for indholdet i journalen flyttes ikke nogen steder hen.

Derfor bør journalstøtten kombineres med det organisatoriske arbejde. CoVet foreslår i sin artikel fleksibel vagtplanlægning, delegering og tværfaglig uddannelse, regelmæssige statusmøder, hvor teamet rent faktisk kan se, at der sker ændringer bagefter, samt adgang til støtteprogrammer for medarbejderne. Den tid, der frigøres fra journalføring, er det spillerum, hvor sådant arbejde kan finde plads, hvis klinikken aktivt beslutter, at det skal bruges dertil.

Læs mere om Vetz

Hvis I vil se, hvordan journalforløbet ser ud med jeres egne skabeloner og jeres journalsystem, så book en demo. Medbring gerne jeres tal for, hvor meget journalarbejde der er tilbage efter lukketid, så I kan sammenligne dem med, hvordan dagen ser ud med Vetz.