Software til dyrlæger: Sådan sammenligner klinikken systemer og værktøjer

En dyrlægepraksis, der vælger software, træffer ofte to valg på én gang uden at lægge mærke til det. Det ene vedrører klinikkens grundlæggende system, hvor patienter, dyreejere, aftaler og fakturaer administreres. Det andet vedrører værktøjer, der lægges oven på grundsystemet, for eksempel AI-støtte til journalføring. Denne guide gennemgår, hvad hver kategori skal kunne, hvilke spørgsmål hver leverandør skal besvare, og hvordan man kan tilrettelægge en sammenlignende test.

Praktiksystem eller supplerende værktøj

Et praksissystem udgør rygraden i praksis. Her findes journalerne, oplysningerne om dyr og dyreejere, tidsregistreringen, kassen og ofte også lageret af lægemidler og forbrugsartikler. De fleste praksis skifter sjældent et sådant system, da et skift påvirker alle arbejdsgange og kræver, at historikken flyttes med.

Et supplerende værktøj løser en afgrænset opgave og fungerer i tilknytning til praksissystemet. AI-støtte til journalføring hører herunder. Værktøjet udfærdiger et udkast til journalen på baggrund af samtalen med dyreejeren, og den færdige journal overføres derefter til praksissystemet. At skelne mellem kategorierne gør sammenligningen nemmere, da et tillægsværktøj vurderes ud fra, hvor godt det fungerer sammen med det system, klinikken allerede har. Du kan læse mere om grundsystemet i vejledningen til journaliseringssystemer for dyrlæger.

Funktioner, der kan afprøves i en demo

En liste over funktioner på papir siger ikke meget om, hvordan systemet fungerer i hverdagen. Bed i stedet om at få lov til at afprøve hvert enkelt punkt på praksis’ egne patienttilfælde:

• Patient- og dyreejerregisteret, med mulighed for at søge i en lang historik og med flere dyr pr. ejer.
• Kalenderen med reservationer, ændringer og påmindelser til dyreejeren.
• Fakturering, fra journalens handlinger til den færdige faktura og betaling.
• Lageret af lægemidler og forbrugsartikler, hvor udtagene er knyttet til den enkelte patient.
• De rapporter, som praktikledelsen har brug for for at følge med i driften.

Lad helst den person, der til daglig arbejder med denne opgave, udføre testen. En receptionist ser andre mangler i tidsplanen end en dyrlæge, og en praktikleder læser rapporterne med et andet fokus.

Fakturering og bogføring i henhold til tyske regler

I Tyskland regulerer takstordningen GOT, hvordan dyrlæger fakturerer for deres ydelser. I henhold til GOT § 2 fastsættes honoraret til mellem én og tre gange takstbeløbet, og i henhold til § 7 forfalder honoraret først, når dyreejeren har modtaget en faktura. Ifølge samme paragraf skal fakturaen som minimum indeholde datoen for behandlingen, dyrearten, diagnosen eller årsagen til besøget, den fakturerede ydelse med dens løbenummer i takstoversigten, fakturabeløbet og momsen.

Spørg hver leverandør, hvordan systemet understøtter GOT i praksis, for eksempel hvordan gebyrniveauerne fastsættes for hver enkelt foranstaltning, og hvordan ændringer i gebyrordningen indføres i systemet. Spørg også, hvordan journalføringen opfylder de krav, der gælder for dyrlægepraksis, og bed leverandøren om at vise, hvordan ændringer i en underskrevet journalnotat logges.

Vetz kan foreslå, hvad der bør faktureres ud fra journalens indhold, hvilket mindsker risikoen for, at behandlinger bliver glemt på fakturaen. Hvordan det fungerer, beskrives i vejledningen om fakturering på dyrlægeklinikken.

Forbindelser til andre systemer

Et praktik-system skal kunne kommunikere med det omgivende udstyr og de tilknyttede tjenester. Spørg, hvilke forbindelser der allerede er på plads, og hvilke der skal oprettes:

• Laboratorieudstyr, så prøveresultaterne havner direkte i den rigtige journal.
• Røntgen og anden billeddiagnostik.
• Betalingsterminaler og kortbetaling.
• Påmindelser og meddelelser til dyreejere.
• AI-støtte til journalføring.

For AI-støtten er det vigtigste spørgsmål, hvordan den færdige journal kommer tilbage til praksissystemet. Vetz integreres med Provet Cloud, Vettigo og MHK FileMaker. Klinikens bookinger vises derefter automatisk i Vetz, og den færdige journal sendes tilbage uden manuelle trin. Vetz understøtter de fleste større journalsystemer, og hvis et system mangler, er det i de fleste tilfælde muligt at oprette en integration. Teknikken bagved beskrives i artiklen om, hvordan Vetz integreres med journalsystemet.

Databeskyttelse i henhold til GDPR

Praktiksystemet og de tilhørende værktøjer behandler personoplysninger om dyreejere. Anmod om skriftlige svar på følgende, inden systemet tages i brug med reelle oplysninger:

• Hvor opbevares og behandles oplysningerne?
• Hvilke underleverandører er involveret, og hvordan informeres klinikken om ændringer?
• Hvor længe opbevares journaler og andre oplysninger?
• Hvordan slettes oplysninger, og kan klinikken selv slette dem?
• Hvilke adgangslogfiler kan klinikken selv gennemgå?

De samme spørgsmål gælder for hvert tillægsværktøj. Vetz’ integration med journalsystemet foregår krypteret og i overensstemmelse med GDPR. Flere spørgsmål, man kan stille, findes i artiklen om AI og GDPR for dyrlæger.

Installation og udstyr

Spørg, om systemet kører i webbrowseren eller installeres på klinikkens computere, om der findes apps til mobiltelefoner og tablets, og hvad der sker, hvis internetforbindelsen går tabt midt i en konsultation. Svarene afgør, i hvilket omfang klinikken har brug for egen it-drift.

Vetz kører i webbrowseren uden installation og findes som app til iPhone og Android. Det eneste, der kræves, er en enhed med mikrofon.

Sådan opstilles sammenligningen

En sammenligning bliver mest retfærdig, når alle leverandører vurderes ud fra de samme kriterier:

• Lav en kortliste ud fra de funktioner, som praksis ikke kan klare sig uden.
• Book demonstrationer, hvor leverandøren viser de mest almindelige besøgstyper i praksis.
• Prøv systemet i det daglige arbejde i en prøveperiode, ikke blot i en demo.
• Spørg, hvordan historikken flyttes fra det nuværende system, og hvem der står for opgaven.
• Gennemgå aftalen, herunder opsigelsesfristen og hvad der er inkluderet i prisen.

Det er svært at sammenligne omkostningerne, hvis ikke alle får stillet de samme spørgsmål. Spørg, om prisen gælder pr. bruger, pr. dyrlæge eller pr. praksis, hvad der koster ekstra, og om prisen er angivet med eller uden moms.

De nævnte udbydere bør sammenlignes med deres egne aktuelle hjemmesider, da funktioner og vilkår ændrer sig.

Hvor Vetz passer ind

Vetz er ikke et praksissystem. Vetz fungerer sideløbende med det system, som praksis allerede har, og varetager journalføringen. Under samtalen med dyreejeren lytter Vetz og udarbejder et struktureret journaludkast i henhold til praksis’ egne skabeloner. Dyrlægen gennemgår og godkender udkastet, som derefter overføres til journalsystemet med et enkelt tryk på en knap.

Ud over journalen foreslår Vetz diagnosekoder og fakturering, udarbejder råd til dyreejeren om hjemrejse og giver mulighed for at søge viden i evidensbaserede kilder. Hvordan Vetz klarer sig i forhold til andre AI-værktøjer, beskrives i vejledningen til valg af AI-scribe, og alle funktioner findes på Vetz’ funktionsside. Vetz kan afprøves gratis i 14 dage uden kortoplysninger.

Læs mere om Vetz

Vil I se, hvordan Vetz fungerer sammen med jeres nuværende system? Book en demonstration, så viser vi jer, hvordan journalføringen fungerer med jeres egne besøgstyper.