Software für Tierärzte: So vergleicht die Praxis Systeme und Tools

Eine Tierarztpraxis, die sich für eine Software entscheidet, trifft oft zwei Entscheidungen gleichzeitig, ohne es zu merken. Die eine betrifft das Basissystem der Praxis, in dem Patienten, Tierhalter, Termine und Rechnungen verwaltet werden. Die andere betrifft Tools, die auf dem Basissystem aufsetzen, beispielsweise KI-Unterstützung für die Patientenakte. Dieser Leitfaden erläutert, welche Anforderungen jede Kategorie erfüllen sollte, welche Fragen jeder Anbieter beantworten muss und wie ein Vergleichstest gestaltet werden kann.

Praktikumssystem oder Zusatztool

Ein Praxissystem ist das Rückgrat einer Tierarztpraxis. Dort befinden sich die Patientenakten, die Daten zu Tieren und Tierhaltern, das Terminbuch, die Kasse und oft auch der Vorrat an Medikamenten und Verbrauchsmaterialien. Die meisten Praxen wechseln ein solches System nur selten, da ein Wechsel jeden Arbeitsschritt betrifft und die Übertragung der bisherigen Daten erfordert.

Ein Zusatztool löst eine bestimmte Aufgabe und ist mit dem Praxis-System verknüpft. Dazu gehört beispielsweise die KI-Unterstützung bei der Dokumentation. Das Tool erstellt den Entwurf des Dokumentationsberichts auf der Grundlage des Gesprächs mit dem Tierhalter, und der fertige Bericht wird anschließend in das Praxis-System übernommen. Die Trennung der Kategorien erleichtert den Vergleich, da ein Zusatztool danach bewertet wird, wie gut es mit dem bereits in der Praxis vorhandenen System zusammenarbeitet. Weitere Informationen zum Basissystem finden Sie im Leitfaden zu Patientenakten-Systemen für Tierärzte.

Funktionen, die in einer Demo getestet werden können

Eine Funktionsliste auf Papier sagt wenig darüber aus, wie das System an einem normalen Tag funktioniert. Bitten Sie stattdessen darum, jeden Punkt anhand der eigenen Patientenfälle der Praxis zu testen:

Das Patienten- und Tierhalterregister, mit Suchfunktion für einen langen Verlauf und mehreren Tieren pro Halter.
Der Terminkalender mit Buchungen, Umbuchungen und Erinnerungen für den Tierhalter.
Die Rechnungsstellung – von den Maßnahmen in der Patientenakte bis zur fertigen Rechnung und Zahlung.
Der Bestand an Arzneimitteln und Verbrauchsmaterialien, wobei die Entnahmen den jeweiligen Patienten zugeordnet sind.
Die Berichte, die die Praktikumsleitung benötigt, um den Ablauf zu überwachen.

Lassen Sie den Test möglichst von der Person durchführen, die sich im Alltag mit diesem Arbeitsschritt befasst. Eine Rezeptionistin erkennt andere Mängel im Terminkalender als ein Tierarzt, und ein Praxisleiter liest die Berichte unter anderen Gesichtspunkten.

Abrechnung und Buchführung nach deutschen Vorschriften

In Deutschland regelt die Gebührenordnung für Tierärzte (GOT) die Abrechnung der Leistungen durch Tierärzte. Gemäß § 2 GOT wird das Honorar auf das Ein- bis Dreifache des Gebührensatzes festgesetzt, und gemäß § 7 wird das Honorar erst fällig, wenn der Tierhalter eine Rechnung erhalten hat. Die Rechnung muss gemäß demselben Paragrafen mindestens das Datum der Behandlung, die Tierart, die Diagnose oder den Grund für den Besuch, die in Rechnung gestellte Leistung mit ihrer laufenden Nummer in der Gebührenordnung, den Rechnungsbetrag und die Mehrwertsteuer enthalten.

Fragen Sie jeden Anbieter, wie das System GOT in der Praxis unterstützt, beispielsweise wie die Gebührensätze pro Maßnahme festgelegt werden und wie Änderungen der Gebührenordnung in das System übernommen werden. Fragen Sie außerdem, inwiefern die Dokumentation den für Tierarztpraxen geltenden Anforderungen entspricht, und bitten Sie den Anbieter, Ihnen zu zeigen, wie Änderungen an einem signierten Eintrag in der Patientenakte protokolliert werden.

Vetz kann anhand des Inhalts der Krankenakte Vorschläge zur Abrechnung unterbreiten, wodurch das Risiko verringert wird, dass Leistungen auf der Rechnung vergessen werden. Wie das funktioniert, wird im Leitfaden zur Abrechnung in der Tierklinik beschrieben.

Anbindungen an andere Systeme

Ein Praktikumssystem muss mit den umliegenden Geräten und Diensten kommunizieren können. Fragen Sie, welche Verbindungen bereits bestehen und welche noch hergestellt werden müssen:

Laborausstattung, damit die Untersuchungsergebnisse direkt in die richtige Krankenakte gelangen.
Röntgen und andere bildgebende Verfahren.
Zahlungsterminals und Kartenzahlung.
Erinnerungen und Mitteilungen an Tierhalter.
KI-Unterstützung bei der Patientenaktenführung.

Für die KI-Unterstützung ist die wichtigste Frage, wie die fertige Krankenakte wieder in das Praxissystem zurückgelangt. Vetz lässt sich in Provet Cloud, Vettigo und MHK FileMaker integrieren. Die Termine der Praxis werden dann automatisch in Vetz angezeigt, und der fertige Behandlungsbericht wird ohne manuelle Schritte zurückgesendet. Vetz unterstützt die meisten größeren Behandlungsberichtssysteme, und sollte ein System fehlen, lässt sich in den meisten Fällen eine Integration erstellen. Die dahinterstehende Technik wird in dem Artikel beschrieben , in dem erläutert wird, wie Vetz in das Behandlungsberichtssystem integriert wird.

Datenschutz gemäß DSGVO

Das Praktikumssystem und die dazugehörigen Tools verarbeiten personenbezogene Daten von Tierhaltern. Bitte fordern Sie schriftliche Antworten auf die folgenden Fragen an, bevor das System mit echten Daten genutzt wird:

Wo werden die Daten gespeichert und verarbeitet?
Welche Subunternehmer sind beteiligt, und wie wird die Praxis über Änderungen informiert?
Wie lange werden Krankenakten und andere Daten aufbewahrt?
Wie werden Daten gelöscht, und kann die Praxis diese selbst löschen?
Welche Zugriffsprotokolle kann die Praxis selbst einsehen?

Die gleichen Fragen gelten für jedes Zusatztool. Die Integration von Vetz in das Patientenverwaltungssystem erfolgt verschlüsselt und in Übereinstimmung mit der DSGVO. Weitere Fragen finden Sie im Artikel über KI und die DSGVO für Tierärzte.

Installation und Ausstattung

Fragen Sie, ob das System im Browser läuft oder auf den Computern der Praxis installiert wird, ob es Apps für Smartphones und Tablets gibt und was passiert, wenn die Internetverbindung mitten in einem Termin unterbrochen wird. Die Antworten entscheiden darüber, inwieweit die Praxis einen eigenen IT-Betrieb benötigt.

Vetz läuft im Browser ohne Installation und ist als App für iPhone und Android verfügbar. Man benötigt lediglich ein Gerät mit Mikrofon.

So wird der Vergleich dargestellt

Ein Vergleich ist dann am fairsten, wenn alle Anbieter anhand derselben Kriterien bewertet werden:

Erstellen Sie eine Auswahlliste anhand der Funktionen, auf die das Praktikum nicht verzichten kann.
Vereinbaren Sie Vorführungen, bei denen der Anbieter die in Ihrer Praxis am häufigsten vorkommenden Besuchstypen demonstriert.
Testen Sie das System im Arbeitsalltag während einer Probezeit, nicht nur in einer Demo.
Fragen Sie, wie die Historie aus dem derzeitigen System übertragen wird und wer diese Aufgabe übernimmt.
Lesen Sie den Vertrag sorgfältig durch, insbesondere die Kündigungsfrist und die im Preis enthaltenen Leistungen.

Die Kosten lassen sich nur schwer vergleichen, wenn nicht allen die gleichen Fragen gestellt werden. Fragen Sie nach, ob sich der Preis auf einen Nutzer, einen Tierarzt oder eine Praxis bezieht, welche Leistungen zusätzlich kosten und ob der Preis inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer angegeben ist.

Die genannten Anbieter sollten mit ihren eigenen aktuellen Webseiten verglichen werden, da sich Funktionen und Bedingungen ändern können.

Wo Vetz hineinpasst

Vetz ist kein Praxisverwaltungssystem. Vetz arbeitet parallel zu dem System, das die Praxis bereits nutzt, und übernimmt die Dokumentation. Während des Gesprächs mit dem Tierhalter hört Vetz zu und erstellt einen strukturierten Entwurf für den Behandlungsbericht gemäß den eigenen Vorlagen der Praxis. Der Tierarzt prüft und genehmigt den Entwurf, der anschließend mit einem Knopfdruck in das Praxisverwaltungssystem übertragen wird.

Neben der Patientenakte schlägt Vetz Diagnosecodes und Abrechnungspositionen vor, erstellt Entlassungsempfehlungen für den Tierhalter und bietet eine Wissenssuche in evidenzbasierten Quellen. Wie sich Vetz im Vergleich zu anderen KI-Tools schlägt, wird im Leitfaden zur Auswahl eines KI-Scribes beschrieben, und alle Funktionen sind auf der Funktionsseite von Vetz aufgeführt. Vetz kann 14 Tage lang kostenlos und ohne Angabe von Kreditkartendaten getestet werden.

Erfahren Sie mehr über Vetz

Möchten Sie sehen, wie Vetz mit dem derzeitigen System Ihrer Praxis zusammenarbeitet? Vereinbaren Sie einen Termin für eine Vorführung, dann zeigen wir Ihnen die Dokumentation anhand Ihrer eigenen Besuchstypen.