Software voor dierenartsen: zo vergelijken praktijken systemen en hulpmiddelen

Een dierenartsenpraktijk die software kiest, maakt vaak tegelijkertijd twee keuzes zonder dat ze het doorheeft. De ene keuze betreft het basissysteem van de praktijk, waarin patiënten, eigenaren, afspraken en facturen worden beheerd. De andere keuze betreft tools die bovenop het basissysteem worden ingezet, bijvoorbeeld AI-ondersteuning voor de dossiervoering. In deze gids wordt uitgelegd wat elke categorie moet kunnen, welke vragen elke leverancier moet beantwoorden en hoe een vergelijkende test kan worden opgezet.

Stagesysteem of aanvullende tool

Een praktijksysteem vormt de ruggengraat van de praktijk. Daarin bevinden zich de dossiers, de gegevens over dieren en eigenaren, de agenda, de kassa en vaak ook de voorraad medicijnen en verbruiksartikelen. De meeste praktijken vervangen zo’n systeem zelden, omdat een verandering invloed heeft op elk onderdeel van het werk en vereist dat de historische gegevens worden overgezet.

Een aanvullende tool voert een specifieke taak uit en werkt samen met het praktijksysteem. AI-ondersteuning bij het bijhouden van medische dossiers valt hieronder. De tool stelt een conceptversie van het medisch dossier op basis van het gesprek met de eigenaar van het dier op, waarna het voltooide dossier in het praktijksysteem wordt opgeslagen. Door de categorieën gescheiden te houden, wordt de vergelijking eenvoudiger, aangezien een aanvullende tool wordt beoordeeld op basis van hoe goed deze samenwerkt met het systeem dat de praktijk al heeft. Meer informatie over het basissysteem is te vinden in de gids voor medische dossiersystemen voor dierenartsen.

Functies om te testen in een demo

Een lijst met functies op papier zegt weinig over hoe het systeem op een gewone dag werkt. Vraag in plaats daarvan of je elk punt mag testen aan de hand van de eigen patiëntgevallen van de praktijk:

Het patiënten- en eigenarenregister, met zoekmogelijkheden in een uitgebreide geschiedenis en meerdere dieren per eigenaar.
De agenda, met reserveringen, wijzigingen en herinneringen voor de eigenaar van het dier.
De facturering, van de handelingen in het dossier tot de voltooide factuur en de betaling.
De voorraad geneesmiddelen en verbruiksartikelen, waarbij de afgifte gekoppeld is aan de patiënt.
De rapporten die de stagebegeleiding nodig heeft om de activiteiten te volgen.

Laat de test bij voorkeur uitvoeren door degene die dagelijks met dit onderdeel te maken heeft. Een receptionist ziet andere tekortkomingen in de afsprakenagenda dan een dierenarts, en een praktijkleider bekijkt de rapporten met andere vragen in gedachten.

Facturering en boekhouding volgens de Duitse regels

In Duitsland bepaalt het tariefreglement GOT hoe dierenartsen hun diensten in rekening brengen. Volgens § 2 van de GOT wordt het honorarium vastgesteld op één tot drie keer het tarief, en volgens § 7 is het honorarium pas verschuldigd wanneer de eigenaar van het dier een factuur heeft ontvangen. Volgens hetzelfde artikel moet de factuur ten minste de datum van de behandeling, de diersoort, de diagnose of de reden voor het bezoek, de in rekening gebrachte handeling met het volgnummer in de tarieflijst, het factuurbedrag en de btw bevatten.

Vraag elke leverancier hoe het systeem GOT in de praktijk ondersteunt, bijvoorbeeld hoe de tariefniveaus per behandeling worden vastgesteld en hoe wijzigingen in het tariefstelsel in het systeem worden ingevoerd. Vraag ook hoe de dossiervoering voldoet aan de eisen die gelden voor dierenartspraktijken, en vraag de leverancier om te laten zien hoe wijzigingen in een ondertekende dossiernotitie worden geregistreerd.

Vetz kan op basis van de inhoud van het medisch dossier voorstellen wat er in rekening moet worden gebracht, waardoor het risico dat behandelingen op de factuur worden vergeten, wordt verkleind. Hoe dit werkt, wordt beschreven in de handleiding over facturering in de dierenkliniek.

Koppelingen met andere systemen

Een stagesysteem moet kunnen communiceren met de apparatuur en diensten in de omgeving. Vraag welke koppelingen al beschikbaar zijn en welke nog moeten worden opgezet:

Laboratoriumapparatuur, zodat de uitslagen van de onderzoeken direct in het juiste dossier terechtkomen.
Röntgenonderzoek en andere beeldvormende diagnostiek.
Betaalterminals en kaartbetalingen.
Herinneringen en mededelingen voor eigenaren van huisdieren.
AI-ondersteuning bij de dossiervoering.

Voor de AI-ondersteuning is de belangrijkste vraag hoe het voltooide dossier terugkomt in het praktijksysteem. Vetz kan worden geïntegreerd met Provet Cloud, Vettigo en MHK FileMaker. De afspraken van de praktijk worden dan automatisch weergegeven in Vetz en het voltooide dossier wordt zonder handmatige stappen teruggestuurd. Vetz ondersteunt de meeste grote dossiersystemen en als een systeem ontbreekt, kan er in de meeste gevallen een integratie worden gebouwd. De technologie hierachter wordt beschreven in het artikel over hoe Vetz wordt geïntegreerd met het dossiersysteem.

Gegevensbescherming volgens de AVG

Het stagesysteem en de bijbehorende tools verwerken persoonsgegevens van dierenbezitters. Vraag om schriftelijke antwoorden op de volgende vragen voordat het systeem met echte gegevens wordt gebruikt:

Waar worden de gegevens opgeslagen en verwerkt?
Welke onderaannemers zijn erbij betrokken, en hoe wordt de praktijk op de hoogte gebracht van wijzigingen?
Hoe lang worden medische dossiers en andere gegevens bewaard?
Hoe worden gegevens gewist, en kan de praktijk zelf deze gegevens wissen?
Welke toegangslogboeken kan de praktijk zelf inzien?

Dezelfde vragen gelden voor elke aanvullende tool. De integratie van Vetz met het patiëntendossiersysteem verloopt versleuteld en in overeenstemming met de AVG. Meer vragen die u kunt stellen, vindt u in het artikel over AI en de AVG voor dierenartsen.

Installatie en uitrusting

Vraag of het systeem in de webbrowser draait of op de computers van de praktijk wordt geïnstalleerd, of er apps voor mobiele telefoons en tablets zijn en wat er gebeurt als de internetverbinding tijdens een consult wegvalt. De antwoorden bepalen in hoeverre de praktijk zelf voor de IT-ondersteuning moet zorgen.

Vetz werkt in de webbrowser zonder installatie en is beschikbaar als app voor iPhone en Android. Het enige wat je nodig hebt, is een apparaat met een microfoon.

Zo wordt de vergelijking opgesteld

Een vergelijking is het meest eerlijk wanneer alle leveranciers aan dezelfde criteria worden getoetst:

Stel een shortlist op aan de hand van de functies waar de praktijk niet zonder kan.
Boek demonstraties waarbij de leverancier de meest voorkomende soorten bezoeken in de praktijk laat zien.
Probeer het systeem tijdens een proefperiode uit in de dagelijkse praktijk, niet alleen in een demo.
Vraag hoe de geschiedenis uit het huidige systeem wordt overgezet en wie dit werk uitvoert.
Neem de overeenkomst door, met de opzegtermijn en wat er in de prijs is inbegrepen.

De kosten zijn moeilijk te vergelijken als niet iedereen dezelfde vragen krijgt. Vraag of de prijs per gebruiker, per dierenarts of per praktijk geldt, wat extra kost en of de prijs inclusief of exclusief btw is.

De genoemde leveranciers moeten worden vergeleken met hun eigen actuele webpagina’s, aangezien functies en voorwaarden kunnen veranderen.

Waar Vetz thuishoort

Vetz is geen praktijkbeheersysteem. Vetz werkt naast het systeem dat de praktijk al gebruikt en zorgt voor de dossiervoering. Tijdens het gesprek met de eigenaar van het dier luistert Vetz en stelt het een gestructureerd conceptdossier op volgens de eigen sjablonen van de praktijk. De dierenarts controleert en keurt het concept goed, waarna het met één druk op de knop naar het dossiersysteem wordt overgezet.

Naast het patiëntendossier stelt Vetz diagnosecodes en facturering voor, genereert het advies voor thuiszorg voor de eigenaar van het dier en biedt het de mogelijkheid om kennis op te zoeken in evidence-based bronnen. Hoe Vetz zich verhoudt tot andere AI-tools wordt beschreven in de gids voor het kiezen van een AI-scribe, en alle functies zijn te vinden op de functiepagina van Vetz. Vetz kan 14 dagen gratis worden getest zonder creditcardgegevens.

Lees meer over Vetz

Wilt u zien hoe Vetz samenwerkt met het huidige systeem van uw praktijk? Boek dan een demonstratie, dan laten we u zien hoe de dossierregistratie werkt met uw eigen bezoektypes.