Programvare for veterinærer: hvordan praksiser sammenligner systemer og verktøy
En veterinærpraksis som velger programvare tar ofte to valg samtidig uten å være klar over det. Det ene gjelder praksisens kjernesystem, der pasienter, dyreeiere, bookinger og fakturaer administreres. Det andre gjelder verktøy som legges til kjernesystemet, for eksempel AI-støtte for journalføring. Denne veiledningen går gjennom hva hver kategori skal kunne gjøre, hvilke spørsmål hver leverandør må svare på og hvordan en sammenlignende test kan settes opp.
Øvingssystem eller tilleggsverktøy
Et praksissystem er ryggraden i praksisen. Det inneholder journaler, informasjon om dyr og dyreeiere, timeboken, kasseapparatet og ofte lagerbeholdningen av medisiner og forbruksvarer. De fleste praksiser endrer sjelden et slikt system, ettersom en endring påvirker hvert trinn i arbeidet og krever at historikken flyttes videre.
Et tilleggsverktøy løser en spesifikk oppgave og fungerer med praksissystemet. AI-støtte for journalføring er en del av dette. Verktøyet skriver utkastet til journalen fra samtalen med dyreeieren, og den ferdige journalen havner deretter i praksissystemet. Å holde kategoriene separate gjør sammenligningen enklere, ettersom et tilleggsverktøy bedømmes etter hvor godt det fungerer med systemet praksisen allerede har. Mer om det grunnleggende systemet finner du i veiledningen til journalsystemer for veterinærer .
Funksjoner som skal testes i en demo
En liste over funksjoner på papiret sier lite om hvordan systemet fungerer på en typisk dag. Be heller om å få teste hvert punkt med praksisens egne pasienttilfeller:
- Pasient- og dyreeierregister, med søk i en lang historie og flere dyr per eier.
- Timeboken, med bestilling, ombestilling og påminnelser til kjæledyreieren.
- Fakturering, fra journalens handlinger til fullført faktura og betaling.
- Lager for medisiner og forbruksvarer, med uttak knyttet til pasienten.
- Rapportene som praksisplassledelsen trenger for å overvåke aktivitetene.
Ideelt sett bør man la personen som jobber med elementet til daglig ta testen. En resepsjonist ser andre mangler i timelisten enn en veterinær, og en praksisleder leser rapportene med andre spørsmål.
Fakturering og journalføring i henhold til tyske forskrifter
I Tyskland regulerer GOT-gebyrsystemet hvordan veterinærer tar betalt for tjenestene sine. I henhold til GOT § 2 er gebyret satt til mellom én og tre ganger gebyrsatsen, og i henhold til § 7 forfaller gebyret først når dyreeieren har mottatt en faktura. I henhold til samme paragraf skal fakturaen minst inneholde dato for behandlingen, dyretype, diagnose eller årsak til besøket, den fakturerte prosedyren med serienummeret i gebyrlisten, fakturabeløpet og MVA.
Spør hver leverandør hvordan systemet støtter GOT i praksis, for eksempel hvordan gebyrnivåer velges per prosedyre og hvordan endringer i gebyrplanen registreres i systemet. Spør også hvordan journalføringen oppfyller kravene til veterinærer, og be leverandøren demonstrere hvordan endringer i en signert journal loggføres.
Vetz kan foreslå hva som bør faktureres basert på innholdet i journalen, noe som reduserer risikoen for at tiltak blir glemt på fakturaen. Hvordan dette fungerer er beskrevet i veiledningen om fakturering på veterinærklinikken .
Tilkoblinger til andre systemer
Et øvingssystem må kommunisere med utstyret og tjenestene rundt det. Spør hvilke tilkoblinger som er klare og hvilke som må bygges:
- Laboratorieutstyr, slik at testresultatene havner direkte i riktig journal.
- Røntgenbilder og annen diagnostisk avbildning.
- Betalingsterminaler og kortbetalinger.
- Påminnelser og meldinger til dyreeiere.
- AI-støtte for journalføring.
For AI-støtte er det viktigste spørsmålet hvordan den ferdige journalen kommer tilbake til praksissystemet. Vetz integreres med Provet Cloud, Vettigo og MHK FileMaker. Praksisens bookinger vises deretter automatisk i Vetz, og den ferdige journalen sendes tilbake uten manuelle trinn. Vetz støtter de fleste større journalsystemer, og hvis et system mangler, er det i de fleste tilfeller mulig å bygge en integrasjon. Teknologien bak dette er beskrevet i artikkelen om hvordan Vetz integreres med journalsystemet .
Databeskyttelse i henhold til GDPR
Praksissystemet og verktøyene rundt det håndterer personopplysninger om dyreeiere. Be om skriftlige svar på følgende før du bruker systemet med reelle data:
- Hvor lagres og behandles dataene?
- Hvilke underleverandører er involvert, og hvordan blir praksisen informert om endringer?
- Hvor lenge oppbevares medisinske journaler og annen informasjon?
- Hvordan slettes data, og kan praksisen slette dem selv?
- Hvilke tilgangslogger kan praksisen gjennomgå selv?
De samme spørsmålene gjelder for hvert tilleggsverktøy. Vetz-integrasjonen med journalsystemet er kryptert og i samsvar med GDPR. Flere spørsmål å stille finner du i artikkelen om AI og GDPR for veterinærer .
Installasjon og utstyr
Spør om systemet kjører i nettleseren eller er installert på praksisens datamaskiner, om det finnes apper for mobil og nettbrett, og hva som skjer når internettforbindelsen går ut midt i en konsultasjon. Svarene vil avgjøre hvor mye praksisen trenger av egen IT-drift.
Vetz kjører i nettleseren uten installasjon og er tilgjengelig som en app for iPhone og Android. Alt du trenger er en enhet med mikrofon.
Slik er sammenligningen satt opp
En sammenligning er mest rettferdig når alle leverandører testes mot de samme kriteriene:
- Lag en kortliste basert på funksjonene praksisen ikke kan klare seg uten.
- Bestill demonstrasjoner der leverandøren viser praksisens egne vanligste besøkstyper.
- Test systemet i det daglige arbeidet i en prøveperiode, ikke bare i en demo.
- Spør hvordan historikken flyttes fra det nåværende systemet og hvem som gjør jobben.
- Gå gjennom kontrakten, inkludert oppsigelsestiden og hva som er inkludert i prisen.
Kostnaden er vanskelig å sammenligne uten å stille de samme spørsmålene til alle. Spør om prisen er per bruker, per veterinær eller per praksis, hvilke tillegg som belastes og om prisen er oppgitt med eller uten mva.
Navngitte leverandører bør sammenlignes med deres egne nåværende sider, ettersom funksjoner og vilkår endres.
Hvor Vetz passer inn
Vetz er ikke et praksissystem. Vetz fungerer side om side med systemet praksisen allerede har og tar seg av journalføringen. Under samtalen med dyreeieren lytter Vetz og lager et strukturert utkast til journal i henhold til praksisens egne maler. Veterinæren gjennomgår og godkjenner utkastet, som deretter overføres til journalsystemet med et klikk på en knapp.
I tillegg til den medisinske journalen foreslår Vetz diagnosekoder og fakturering, genererer råd om hjemmebesøk for kjæledyreieren og tilbyr kunnskapssøk i evidensbaserte kilder. Hvordan Vetz sammenlignes med andre AI-verktøy er beskrevet i veiledningen for valg av AI-skribent , og alle funksjoner er tilgjengelige på Vetz-funksjonssiden . Vetz kan testes gratis i 14 dager uten kortopplysninger.
Les mer om Vetz
Vil du se hvordan Vetz fungerer sammen med din praksis' nåværende system? Bestill en demonstrasjon , så viser vi deg hvordan du registrerer med dine egne besøkstyper.