Tierarzt-Software: Rechnung schreiben ohne vergessene Leistungen

In vielen Tierarztpraxen entsteht die Rechnung erst am Ende des Tages oder nach der Sprechstunde, wenn die Behandlung nur noch in der Erinnerung und in einer knappen Karteikarte steht. Genau an dieser Stelle gehen Leistungen verloren: die zweite Injektion, der Verbandswechsel, die telefonische Nachfrage. Dieser Artikel zeigt, was eine Tierarzt-Software beim Rechnungschreiben leisten sollte, welche Angaben die Gebührenordnung für Tierärzte verlangt und wie Vetz dabei hilft, dass dokumentierte Leistungen auch abgerechnet werden.

Was die GOT für eine Tierarztrechnung vorgibt

Grundlage jeder Rechnung ist die Gebührenordnung für Tierärzte (GOT). Sie legt fest, welche Leistung mit welchem Gebührensatz berechnet wird und in welchem Rahmen der Faktor erhöht werden darf.

Nach § 7 Absatz 4 GOT muss die Rechnung mindestens das Datum der Leistung, die Tierart, die Diagnose oder den Grund der Konsultation, jede berechnete Leistung mit ihrer laufenden Nummer aus dem Gebührenverzeichnis, den Rechnungsbetrag und die Umsatzsteuer enthalten. Entschädigungen, Auslagen, Arzneimittel und verbrauchte oder abgegebene Materialien sind gesondert aufzuführen, soweit sie nicht in den Gebühren enthalten sind. Fällig wird die Vergütung nach § 7 Absatz 3 GOT erst, wenn dem Zahlungspflichtigen eine Rechnung erteilt worden ist.

Eine gute Praxissoftware bildet diese Vorgaben im Leistungskatalog ab. Die GOT-Positionen sind mit ihren einfachen Sätzen hinterlegt, der Faktor lässt sich pro Position anpassen und die Software weist darauf hin, wenn ein erhöhter Faktor eine Begründung auf der Rechnung braucht. So muss niemand die Ziffern auswendig kennen, und die Rechnung bleibt für den Tierhalter nachvollziehbar.

Wo Leistungen zwischen Behandlung und Rechnung verloren gehen

Die meisten fehlenden Positionen sind kein Rechenfehler. Sie entstehen, weil Behandlung, Dokumentation und Abrechnung an verschiedenen Stellen und zu verschiedenen Zeiten erfasst werden. Typische Momente in der Praxis sehen so aus:

• Die Tierärztin behandelt, die Tiermedizinische Fachangestellte schreibt später die Rechnung und kennt nur einen Teil des Gesprächs.
• Eine zusätzliche Leistung wird während der Untersuchung beschlossen, aber nur mündlich erwähnt und nie in der Karteikarte notiert.
• Verbrauchsmaterial und abgegebene Arzneimittel werden nicht am Behandlungstisch erfasst, sondern aus dem Gedächtnis nachgetragen.
• Telefonische Beratungen und Befundbesprechungen landen weder in der Akte noch auf der Rechnung.
• Bei hohem Patientenaufkommen wird die Karteikarte erst Stunden später ergänzt, und Details fehlen.

Je vollständiger die Behandlungsdokumentation ist, desto weniger fehlt auf der Rechnung. Die Dokumentationspflicht in der Tierarztpraxis hat deshalb neben der rechtlichen auch eine wirtschaftliche Seite.

Wie Vetz Abrechnungsvorschläge aus der Dokumentation macht

Vetz hört während des Gesprächs mit dem Tierhalter zu und erstellt daraus einen strukturierten Entwurf für die Karteikarte, den Sie prüfen, anpassen und freigeben. Auf Grundlage dieses Eintrags schlägt Vetz automatisch vor, welche Leistungen berechnet werden sollten. Diese Abrechnungsunterstützung soll das Risiko verringern, dass eine erbrachte Leistung nicht auf der Rechnung erscheint.

Die Vorschläge ersetzen nicht Ihre Entscheidung. Sie sehen, welche Leistungen aus dem Eintrag abgeleitet wurden, streichen, was nicht berechnet werden soll, und ergänzen, was fehlt. Weil der Vorschlag aus derselben Dokumentation stammt, die Sie ohnehin freigeben, bleiben Akte und Rechnung inhaltlich gleich.

Vetz schlägt außerdem passende Diagnoseschlüssel auf Basis der Notiz vor. Das hilft vor allem dann, wenn die Praxis Leistungen und Diagnosen für Auswertungen oder Versicherungsanfragen einheitlich erfassen möchte.

Die Rechnung entsteht weiter in Ihrer Praxisverwaltung

Vetz ist keine Buchhaltung und schreibt die Rechnung nicht selbst. Die Rechnung entsteht weiterhin in Ihrem Praxisverwaltungssystem, wo auch Zahlungen, offene Posten und Mahnungen liegen. Vetz ist mit Provet Cloud, Vettigo und MHK FileMaker integriert: Termine erscheinen automatisch in Vetz, und der fertige Eintrag wird nach der Freigabe in das System zurückübertragen. Ein doppeltes Abtippen zwischen Dokumentation und Abrechnung entfällt damit.

Welche weiteren Aufgaben eine Praxisverwaltung übernehmen sollte, von der Terminplanung bis zur Auswertung, beschreibt der Überblick zum Praxismanagement in der Tierarztpraxis.

Checkliste für die Rechnungsfunktionen Ihrer Praxissoftware

Wenn Sie Ihre Software prüfen oder wechseln, lohnt sich ein Blick auf diese Punkte:

• ein vollständiger GOT-Leistungskatalog mit hinterlegten Sätzen und frei wählbarem Faktor je Position
• Leistungsketten oder Pakete für wiederkehrende Behandlungen wie Impfungen oder Kastrationen
• die Erfassung von Arzneimitteln und Verbrauchsmaterial direkt aus der Behandlung heraus
• Teilzahlungen, Anzahlungen und eine Übersicht der offenen Posten
• ein Mahnwesen mit einstellbaren Fristen und Vorlagen
• ein Export für die Steuerberatung oder eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware

Einen breiteren Vergleich der Programme für Praxen finden Sie im Artikel zu Software für Tierärzte.

Fragen an den Anbieter

Rechnungsdaten enthalten personenbezogene Daten der Tierhalter und unterliegen der DSGVO. Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie dem Anbieter diese Fragen stellen:

• In welchem Land und bei welchem Rechenzentrum werden Rechnungs- und Patientendaten gespeichert?
• Welche Unterauftragsverarbeiter sind beteiligt, und wo ist die aktuelle Liste einsehbar?
• Wie lange werden Rechnungen und Karteikarten aufbewahrt, und wie werden sie nach Ablauf der Frist gelöscht?
• Wie erhalten Sie Ihre Daten zurück, wenn Sie den Anbieter wechseln, und in welchem Format?
• Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, den Sie vor dem Start unterschreiben können?

So messen Sie, ob weniger Leistungen verloren gehen

Ob eine Änderung im Ablauf wirkt, lässt sich mit einem einfachen Abgleich prüfen. Wählen Sie für zwei bis vier Wochen eine Stichprobe von Behandlungen aus und vergleichen Sie die dokumentierten Leistungen mit den abgerechneten Positionen. Notieren Sie, welche Leistungen fehlen und an welcher Stelle im Ablauf sie verloren gingen. Wiederholen Sie denselben Abgleich, nachdem Sie Abrechnungsvorschläge aus der Dokumentation eingeführt haben, und vergleichen Sie beide Zeiträume.

Mehr über Vetz

Sie möchten sehen, wie Vetz aus der Karteikarte Abrechnungsvorschläge macht und den fertigen Eintrag an Ihre Praxisverwaltung übergibt? Buchen Sie eine Demo, und wir zeigen Ihnen den Ablauf an einem Beispiel aus Ihrem Praxisalltag.