Buchhaltung in der Tierarztpraxis richtig organisieren

Die Buchhaltung einer Tierarztpraxis beginnt selten im Büro. Sie beginnt im Behandlungsraum, wenn die Tierärztin festhält, was untersucht, behandelt und abgegeben wurde, denn aus dieser Dokumentation entsteht später die Rechnung an den Tierhalter. Dieser Beitrag zeigt, was zur laufenden Buchhaltung einer Praxis gehört, welche Regeln Sie im Blick behalten sollten und wie eine vollständige Behandlungsdokumentation dafür sorgt, dass keine Leistung unberechnet bleibt.

Was zur Buchhaltung einer Tierarztpraxis gehört

Im Alltag einer Praxis fallen laufend Belege an. Auf der Einnahmenseite stehen die Rechnungen an die Tierhalter, die bar, per Karte oder per Überweisung bezahlt werden. Auf der Ausgabenseite kommen der Einkauf von Tierarzneimitteln und Verbrauchsmaterial hinzu, außerdem Personalkosten, Miete und Geräte.

Viele Praxisinhaber führen die Bücher nicht selbst, sondern übergeben die Belege regelmäßig an ihre Steuerberatung. Damit diese Übergabe reibungslos läuft, sollten Rechnungen und Zahlungen in der Praxissoftware sauber erfasst sein und sich ohne Abtippen exportieren lassen.

Der Umsatz entsteht in der Patientenakte

Was nicht dokumentiert ist, wird in der Regel auch nicht berechnet. Die Rechnung an den Tierhalter wird aus den Leistungen erstellt, die in der Patientenakte stehen, und eine Leistung, die dort fehlt, taucht auf der Rechnung nicht auf.

Besonders leicht gehen kleinere Positionen verloren: die telefonische Beratung nach einer Operation, die Nachkontrolle, die nebenbei erledigt wurde, oder das Verbrauchsmaterial, das bei einer Wundversorgung angefallen ist. Jede einzelne Position ist überschaubar, über ein Jahr gerechnet macht sie aber einen spürbaren Teil des Umsatzes aus, der der Praxis entgeht.

Abrechnung nach der GOT

Tierärztliche Leistungen werden in Deutschland nach der Gebührenordnung für Tierärzte (GOT) berechnet. Wie sich die Gebühren zusammensetzen und welcher Gebührensatz wann angesetzt werden kann, erklärt der Beitrag zur GOT-Abrechnung für Tierärzte. Für die Buchhaltung ist entscheidend, dass jede berechnete Position auf eine dokumentierte Leistung zurückgeht, damit die Rechnung bei Rückfragen des Tierhalters nachvollziehbar bleibt.

Aufbewahrung und Ordnung der Unterlagen

Rechnungen, Belege und Buchungen müssen über Jahre aufbewahrt werden, und zwar so, dass sie bei einer Prüfung vollständig und unverändert vorgelegt werden können.

Nach § 147 der Abgabenordnung sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre und empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Fristen enden nicht, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Die Abgabenordnung verlangt in § 146, dass Buchungen und Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nach § 146 Abs. 4 nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Wie diese Anforderungen bei elektronisch geführten Büchern umzusetzen sind, beschreiben die GoBD, ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen.

Fragen Sie Ihren Anbieter der Praxissoftware, wie lange Rechnungen und Buchungen im System gespeichert werden, ob nachträgliche Änderungen protokolliert werden und in welchem Format die Daten an die Steuerberatung übergeben werden können.

Umsatzsteuer auf tierärztliche Leistungen

Auf den Rechnungen an Tierhalter wird Umsatzsteuer ausgewiesen, und die Praxis führt sie an das Finanzamt ab.

Die Steuerbefreiung für Heilbehandlungen in § 4 Nr. 14 Buchstabe a des Umsatzsteuergesetzes gilt nach ihrem Wortlaut für Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin. Für steuerpflichtige Umsätze beträgt die Steuer nach § 12 Abs. 1 UStG 19 Prozent der Bemessungsgrundlage. Ermäßigt besteuert sind nach § 12 Abs. 2 Nr. 4 UStG unter anderem Leistungen, die unmittelbar der Förderung der Tierzucht oder der künstlichen Tierbesamung dienen.

Klären Sie Einzelfälle, etwa bei Leistungen für landwirtschaftliche Betriebe, mit Ihrer Steuerberatung.

Wie Vetz bei der Abrechnung unterstützt

Vetz schreibt während der Konsultation mit und erstellt daraus einen strukturierten Entwurf für die Patientenakte, aufgebaut nach den Vorlagen Ihrer Praxis. Auf dieser Grundlage bietet Vetz eine Abrechnungsunterstützung: Vetz schlägt automatisch vor, was auf Grundlage des Akteninhalts berechnet werden sollte. So sinkt das Risiko, dass eine erbrachte Leistung auf der Rechnung fehlt.

Die Tierärztin oder der Tierarzt prüft den Entwurf und die Vorschläge, bevor sie übernommen werden, und behält damit die Kontrolle über Akte und Rechnung. Auch nach einer telefonischen Beratung oder einer Videosprechstunde erstellt Vetz die Notiz automatisch, sodass diese Beratungen ebenfalls in der Dokumentation landen.

Von der Akte in die Praxissoftware

Vetz ist mit Provet Cloud und Vettigo integriert, und auch Praxen mit MHK FileMaker können Vetz anbinden. Termine erscheinen automatisch in Vetz, und die fertige Dokumentation wird mit einem Klick in das Praxisverwaltungssystem zurückgeschickt, ohne dass jemand sie abtippen muss. Nutzt Ihre Praxis ein anderes System, prüft Vetz, was für eine Integration nötig ist.

Welche Praxissoftware zu Ihrer Praxis passt und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, lesen Sie im Überblick zu Software für Tierärzte und im Beitrag zum Praxismanagement in der Tierarztpraxis. Welche Pflichten für die Behandlungsdokumentation selbst gelten, beschreibt der Beitrag zur Dokumentationspflicht für Tierärzte.

Sehen, wo die Zeit hinfließt

Vetz bietet Auswertungen zu Arbeitsabläufen, Produktivität und Nutzung. Damit erkennen Sie, an welchen Stellen in der Praxis Zeit für die Dokumentation verloren geht und wo sich Abläufe verbessern lassen.

Wer gerade eine eigene Praxis aufbaut, findet im Beitrag zum Gründen einer Tierarztpraxis weitere Punkte für die Planung. Fragen zum Umgang mit personenbezogenen Daten der Tierhalter behandelt der Beitrag zur DSGVO in der Tierarztpraxis.

Mehr über Vetz

Eine vollständige Dokumentation ist die Grundlage für eine vollständige Rechnung und eine saubere Buchhaltung. Sie können Vetz 14 Tage lang kostenlos testen, ohne Kartendaten anzugeben, oder eine Demo buchen, in der wir Ihnen zeigen, wie Vetz mit den Vorlagen und der Praxissoftware Ihrer Praxis zusammenarbeitet. Die deutschsprachige Demo-Anfrage finden Sie auch direkt auf der Demoseite.