Praksisledelse i dyrlægepraksis: hvor tiden og indtægterne forsvinder

Ledelse af en dyrlægepraksis handler mindre om software og mere om, hvordan hverdagen rent faktisk fungerer. Det drejer sig om, hvordan personalet og lokalerne planlægges, hvordan et besøg forløber fra booking til betalt faktura, og hvordan teamet afleverer arbejdet til hinanden. Den, der leder praksis, skal se, hvor tiden går hen, og hvor indtægterne går tabt, og derefter ændre én ting ad gangen.

Hvad praktikvejledning omfatter

Praktikledelsen varetager hele den daglige drift af praktikforløbet:

• Planlægning af dyrlæger, dyreplejere og behandlingsrum.
• Forløbet for hvert besøg, fra booking og ankomst til journal og faktura.
• Administrationen i forbindelse med besøgene, såsom journalføring, påmindelser og opfølgning.
• Kommunikationen internt i teamet og med dyreejerne.
• Opfølgning på, hvordan praksis forløber, baseret på de tal, som praksis allerede har.

Softwaren understøtter alle dele, men den løser ikke et program, der ikke fungerer. Hvordan det grundlæggende system i praksis bør fungere, beskrives i vejledningen til journalsystemer for dyrlæger.

Fra reservation til betalt faktura

Følg et typisk besøg gennem praksis, og læg mærke til, hvor det går i stå. Spørgsmålene nedenfor viser som regel, hvor tiden forsvinder:

• Skrives de samme oplysninger flere steder, for eksempel i tidsbogen og i journalen?
• Skrives journalerne i løbet af dagen eller efter lukketid?
• Har dyrlægen alt det nødvendige klar, når dyret kommer ind i undersøgelsesrummet?
• Mangler der oplysninger, når et dyr overdrages mellem kolleger?
• Hvor lang tid går der fra det afsluttede besøg til fakturaen sendes?

Svarene varierer fra praksis til praksis, så den enkelte praksis skal stille spørgsmålene ud fra sin egen hverdag og ikke ud fra en skabelon.

En debitering, der går tabt

Behandlinger, der udføres, men aldrig faktureres, udgør et almindeligt tab. Det kan dreje sig om et ekstra lægemiddel, en kort kontrol eller forbrugsmateriale, der ikke registreres. Praksis har brug for en rutine til at opfange disse tilfælde, for eksempel ved at afstemme fakturaen mod journalen, inden den sendes.

I Tyskland regulerer takstordningen GOT, hvordan dyrlæger opkræver gebyrer.

I henhold til § 7 i GOT forfalder honoraret først til betaling, når dyreejeren har modtaget en faktura. Ifølge samme paragraf skal fakturaen som minimum indeholde datoen for behandlingen, dyrearten, diagnosen eller årsagen til besøget, den fakturerede ydelse med dens løbenummer i gebyrlisten, fakturabeløbet og momsen.

Vetz foreslår, hvad der bør faktureres ud fra journalens indhold, hvilket mindsker risikoen for, at behandlinger bliver glemt. Du kan læse mere om dette i vejledningen om fakturering på dyrlægeklinikken.

Regnskabsføring som ledelsesmæssigt spørgsmål

Journalføringen tager en stor del af dyrlægens dag, og når den udskydes til om aftenen, påvirker det både arbejdsbyrden og hvor hurtigt fakturaen kan sendes. Fastlæg derfor, hvem der skriver journalen, hvornår den skal være færdig, og hvordan klinikken følger op på journaler, der ikke er færdige.

Vetz lytter til samtalen med dyreejeren og udarbejder et struktureret udkast til journalen. Dyrlægen gennemgår og godkender udkastet, som derefter overføres til journalsystemet med et enkelt tryk på en knap. Hvordan det fungerer i praksis, beskrives i vejledningen om AI-journalføring for dyrlæger.

Følg op på praksis med egne tal

Praktikken har allerede det meste af det, der skal til for at følge op på driften. Begynd med et par spørgsmål, som kan besvares ud fra jeres egne systemer:

• Hvor mange bookede tider bliver udnyttet, og hvor mange bliver ikke udnyttet?
• Hvor mange ydelser faktureres der pr. besøg inden for de forskellige besøgstyper?
• Hvor længe forbliver journalerne uafsluttede efter besøget?
• Hvordan fordeles besøgene mellem dyrlægerne?
• Hvordan ser aftenarbejdet ud for personalet?

Mål de samme parametre over tid, så man kan se, om en ændring har haft nogen betydning. Vetz giver et overblik over arbejdsgange, produktivitet og brug, så man kan få øje på mønstre og muligheder for forbedring.

Teamet og arbejdsbyrden

Klare roller i receptionen, i undersøgelsesrummet og ved overdragelsen mindsker dobbeltarbejdet. Når flere i teamet arbejder med den samme patient, skal de have adgang til de samme oplysninger. I Vetz kan flere personer arbejde i den samme journal på samme tid, tilføje kommentarer og se ændringer med det samme.

Arbejdsbyrden er også et ledelsesspørgsmål, da trætte medarbejdere begår flere fejl og oftere siger op. Hvordan en reduktion af det administrative arbejde påvirker arbejdsbyrden, behandles i artiklen om at mindske arbejdsbyrden på klinikken.

Indfør én ændring ad gangen

En praksis, der forsøger at ændre alt på én gang, opnår som regel kun delvise resultater. Vælg i stedet et flaskehalsproblem, for eksempel journaler, der udfyldes efter lukketid. Afprøv en ny rutine eller et nyt værktøj i en begrænset periode, og mål det samme før og efter. Først når ændringen fungerer, udbredes den til resten af praksis. Flere værktøjer til det daglige arbejde findes i oversigten over værktøjer til dyrlæger.

Læs mere om Vetz

Vil I se, hvordan Vetz kan overføre journaloplysningerne fra aftenen til besøget? Book en demonstration, så viser vi det ved hjælp af jeres egne besøgstyper.