KI-gestützte Notizen für Tierärzte und KI-gestützte Patientenaktenführung

Der Suchbegriff „ai note taking for vets“ bezieht sich in der Regel auf Tools, die das Gespräch während eines Tierarztbesuchs aufzeichnen und relevante Informationen in einen strukturierten Entwurf für den Behandlungsbericht umwandeln. Der behandelnde Tierarzt prüft und bearbeitet den Entwurf anschließend. Der Behandlungsbericht wird genehmigt, bevor er in das Patientenverwaltungssystem der Klinik übernommen wird.

Dieser Arbeitsablauf kann den manuellen Aufwand bei der Dokumentation reduzieren, während die Klinik ihr bestehendes Dokumentationssystem beibehält. Das KI-Tool dient als Unterstützung bei der Dokumentation, während der behandelnde Arzt die Kontrolle über den fertigen Eintrag behält.

So funktionieren KI-Notizen beim Tierarztbesuch

Zu Beginn des Besuchs aktiviert der Behandler das Tool, damit das Gespräch mit dem Tierhalter aufgezeichnet werden kann. Die KI wertet die Informationen während der Konsultation aus und verwendet dabei die von der Klinik ausgewählte Vorlage für die Patientenakte. Nach dem Gespräch wird ein Entwurf erstellt, der der von der Klinik festgelegten Struktur entspricht.

Ein normaler Arbeitsablauf umfasst die folgenden Schritte.

Der Behandler startet die Aufzeichnung, sobald die Konsultation beginnt.
Das Tool identifiziert relevante Informationen aus dem Gespräch.
Die Informationen werden gemäß der Vorlagenvorlage und den Abläufen der Klinik geordnet.
Nach der Konsultation wird ein Entwurf des Behandlungsberichts erstellt.
Der Bearbeiter überprüft den Inhalt und nimmt die erforderlichen Änderungen vor.
Die fertige Notiz wird genehmigt und kann in das Journal-System übertragen werden.

Der KI-Entwurf muss stets medizinisch überprüft werden. Namen, Befunde, Formulierungen und andere Angaben müssen möglicherweise korrigiert oder ergänzt werden, bevor die Krankenakte genehmigt wird.

So funktioniert Vetz in der Praxis

Vetz hört während des Gesprächs mit dem Tierhalter zu und wertet die Informationen in Echtzeit aus. Das Tool nutzt die Vorlagen der Klinik, um einen strukturierten Entwurf der Krankenakte zu erstellen. Der behandelnde Tierarzt kann den Text anschließend durchlesen und vor der Unterzeichnung anpassen.

Sobald eine aktive Integration besteht, kann die fertige Krankenakte in das Krankenaktensystem übertragen werden. Eine ausführlichere Anleitung finden Sie im Leitfaden „So funktioniert Vetz – vom Patiententermin bis zur fertigen Krankenakte“.

Tierärzte, die es vorziehen, eine Notiz zu diktieren, können auch die KI-Diktierfunktion für Tierärzte nutzen. Vetz transkribiert dann das Diktat und strukturiert den Text als Krankenakteneintrag. Auf der Seite zur KI-Krankenaktenführung finden Sie weitere Informationen darüber, wie das Tool im täglichen Arbeitsalltag eingesetzt wird.

Unterstützung für weitere Bereiche der Patientenaktenführung

Neben dem eigentlichen Entwurf der Krankenakte kann Vetz auch bei mehreren damit verbundenen Arbeitsschritten helfen. Die Vorschläge basieren auf dem Inhalt der Krankenakte und müssen vom behandelnden Arzt geprüft werden, bevor sie verwendet werden.

Medizinische Formulierungen können überarbeitet oder präzisiert werden, damit sie zur Sprache und Struktur der Krankenakte passen.
Anhand der Notiz können entsprechende Diagnosecodes vorgeschlagen werden.
Aus den Inhalten der Krankenakte lassen sich individuell angepasste Empfehlungen für die Entlassung nach Hause erstellen.
Es kann darauf hingewiesen werden, dass ein Folgetermin oder eine andere Nachsorge erforderlich ist.
Abrechnungsvorschläge können auf der Grundlage der Angaben in der Krankenakte erstellt werden.
Der vorhandene Text kann manuell bearbeitet oder mithilfe von KI bearbeitet werden.

Die Vorschläge ersetzen nicht die Beurteilung des behandelnden Arztes. Diagnosecodes, Entlassungsempfehlungen und Abrechnungsunterlagen sind im Rahmen der übrigen Krankenaktenprüfung zu überprüfen.

Eigene Journalvorlagen und Zusammenarbeit

Die Klinik kann ihre eigenen Vorlagen für Patientenakten in Vetz abbilden. Dadurch ist es möglich, auf bestehende Überschriften und lokale Abläufe zurückzugreifen, anstatt eine völlig neue Struktur für die Patientenakten einzuführen.

Bei der Auswertung sollte die Klinik die Vorlagen anhand der Besuchstypen testen, die im tatsächlichen Betrieb vorkommen. Ein Routinetermin kann andere Anforderungen an die Struktur stellen als ein Notfalltermin oder ein Telefonkontakt. Der Test sollte außerdem zeigen, wie mit Pflichtangaben und klinikspezifischen Formulierungen umgegangen wird.

In Vetz können mehrere Teammitglieder an derselben Patientenakte arbeiten. Sie können den Inhalt kommentieren und bearbeiten sowie Aktualisierungen in Echtzeit einsehen. Die Klinik sollte vor der Einführung festlegen, wer einen Entwurf ändern darf und wer die endgültige Notiz genehmigt.

Ausstattung und Verwendungszweck

Vetz wird über den Webbrowser genutzt und erfordert keine Installation auf dem Computer. Die Plattform ist auch als App für iPhone und Android verfügbar.

Während der Beratung kann ein Computer oder ein Mobiltelefon mit Mikrofon verwendet werden. Das Tool funktioniert auch auf einem Tablet mit Mikrofon. Ein spezielles externes Mikrofon wird nicht als Voraussetzung angegeben.

Vetz kann Gespräche verarbeiten, an denen mehrere Personen beteiligt sind. Dadurch eignet sich das Tool besonders gut, wenn sowohl der Tierarzt als auch der Tierhalter am Gespräch teilnehmen. Die Plattform kann auch für Video- und Telefonkonsultationen genutzt werden.

Die Klinik sollte die Tonaufnahme in den Räumen und an den Geräten testen, die verwendet werden sollen. Andernfalls können Hintergrundgeräusche und die Position des Geräts die Qualität der Gesprächsaufzeichnung beeinträchtigen.

Vetz empfiehlt, den Tierhalter darüber zu informieren, dass KI zur Unterstützung der Dokumentation eingesetzt wird. Die Klinik sollte einen einheitlichen Wortlaut festlegen und bestimmen, wann diese Information übermittelt werden soll.

Integration in das bestehende Patientenakten-System

Ein separates KI-Schreibtool bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Klinik ihr Patientenakten-System wechseln muss. Vetz lässt sich in Provet Cloud und Vettigo integrieren. Auch MHK FileMaker wird als unterstützte Integration genannt.

Sobald die Integration aktiv ist, werden die Buchungen automatisch in Vetz angezeigt. Nach der Überprüfung kann der fertige Behandlungsbericht zurück ins Behandlungsberichtssystem übertragen werden, wodurch der Bedarf an manuellen Übertragungen verringert wird.

Kliniken, die ein anderes System verwenden, sollten um eine Erläuterung des möglichen Integrationskonzepts bitten. Dabei muss klar sein, ob die Übertragung direkt über eine API oder über die Export- und Importfunktionen des Patientenakten-Systems erfolgt. Die Klinik sollte außerdem überprüfen, welche Felder in der Patientenakte ausgefüllt werden können und wie der richtige Patient der richtigen Notiz zugeordnet wird.

Erfahren Sie mehr über die Integration von Vetz in Patientenakten-Systeme und darüber, wie KI-Unterstützung in Verbindung mit einem bestehenden Patientenakten-System für Tierärzte genutzt werden kann.

Medizinische Überprüfung von KI-Entwürfen

Ein gut strukturierter Entwurf kann dennoch Ungenauigkeiten enthalten oder Angaben vermissen lassen, die während des Besuchs nicht eindeutig zum Ausdruck gebracht wurden. Der behandelnde Arzt muss daher vor der Freigabe überprüfen, ob der Eintrag in der Krankenakte dem Beratungsgespräch entspricht.

Ein Artikel in der „Svensk Veterinärtidning“ über ein Pilotprojekt mit Vetnio beschreibt, wie der Tierarzt die Notizen nach jeder Konsultation überprüfte und bei Bedarf anpasste. Im vorliegenden Pilotprojekt war das Tool nicht in das Patientenakten-System integriert. Der Text wurde daher manuell in die Patientenakte kopiert.

Das Beispiel zeigt zwei Aspekte, die getrennt voneinander bewertet werden sollten. Der eine betrifft die Qualität des erstellten Entwurfs. Der andere betrifft die Übertragung der Notiz in das Patientenakten-System der Klinik. Eine Demonstration sollte beide Schritte anhand der klinikeigenen Arbeitsabläufe veranschaulichen.

Einkaufsliste für KI-Schreibwerkzeuge

Eine Klinik, die KI-gestützte Protokollierung für Tierärzte evaluiert, sollte vom Anbieter verlangen, dass dieser demonstriert, wie das Tool im Rahmen eines realen Patientenablaufs funktioniert. Ein vorbereiteter Beispieltext liefert nicht dieselbe Grundlage wie eine Demonstration vom Beginn der Aufzeichnung bis zur freigegebenen Krankenakte.

Beziehen Sie die folgenden Fragen in die Auswertung ein.

Kann der Anbieter den gesamten Ablauf von der Beratung bis zur geprüften und genehmigten Krankenakte nachweisen?
Können die klinikeigenen Vorlagen für Patientenakten anhand realer Besuchstypen getestet werden?
Wie geht man vor, wenn im Rahmen desselben Gesprächs mehrere Patienten oder mehrere Tiere besprochen werden?
Welche Teile der Übertragung in das Journalisierungssystem erfolgen automatisch?
Wo werden Audioaufnahmen, Entwürfe und fertige Tagebuchnotizen gespeichert?
Welche Subunternehmer verarbeiten die Daten der Klinik?
Wie werden die Berechtigungen und der Zugriff der Benutzer geregelt?
Wie lange werden Audioaufnahmen und andere Daten gespeichert, und wie kann man bei der Klinik deren Löschung beantragen?
Welche Supportleistungen und Schulungen sind bei der Einführung enthalten?
Wie werden Betriebsstörungen und die Protokollierung gehandhabt, wenn der Dienst nicht verfügbar ist?

Informationen zur Sicherheitsarbeit von Vetz finden Sie auf der Seite zum Thema Sicherheit und Datenschutz. Die Klinik sollte daraufhin die betriebsspezifischen Fragen direkt an den Anbieter richten und die Antworten im Hinblick auf ihre Entscheidung dokumentieren.

Ausführlichere Hinweise finden Sie im Leitfaden zur Auswahl eines KI-Schreibassistenten für eine Tierklinik.

Arbeitsabläufe auf Kategorieebene vergleichen

KI-Schreibhilfen für Tierärzte können sich hinsichtlich Vorlagen und Integrationen unterscheiden. Auch die Formen der Überprüfung, der Zugriffskontrolle und der Speicherung können variieren. Der Vergleich sollte daher auf der Grundlage der tatsächlichen Besuche und des Patientenakten-Systems der Praxis erfolgen.

Informieren Sie sich direkt bei co.vet, vetnio.com, digitail.com, scribblevet.com und vetrec.io über aktuelle Angebote, bevor Sie einen Anbietervergleich durchführen. Bitten Sie jeden Anbieter, dieselben Testfälle zu demonstrieren und dieselben Fragen zur Anschaffung zu beantworten. So lässt sich leichter beurteilen, inwieweit das jeweilige Tool zum Arbeitsablauf Ihrer Praxis passt.

Erfahren Sie mehr über Vetz

Erfahren Sie, wie das Gespräch zu einem überprüfbaren Entwurf für die Patientenakte wird und wie die Übertragung in das bestehende Patientenaktensystem Ihrer Klinik erfolgen kann. Buchen Sie eine Demo von Vetz mit Schwerpunkt auf KI-Notizen und Patientenaktenführung.