Praxisführung in der Tierarztpraxis: Wo Zeit und Einnahmen verloren gehen

Bei der Leitung einer Tierarztpraxis geht es weniger um Software als vielmehr darum, wie der Alltag tatsächlich abläuft. Dabei geht es darum, wie Personal und Räumlichkeiten geplant werden, wie ein Besuch von der Terminvereinbarung bis zur bezahlten Rechnung abläuft und wie das Team die Aufgaben untereinander übergibt. Wer die Praxis leitet, muss erkennen, wo Zeit verloren geht und wo Einnahmen entgehen, und dann Schritt für Schritt Änderungen vornehmen.

Was umfasst die Praktikumsbetreuung?

Die Praktikumsleitung ist für den gesamten täglichen Ablauf des Praktikums zuständig:

• Planung von Tierärzten, Tierarzthelfern und Behandlungsräumen.
• Der Ablauf jedes Besuchs, von der Buchung und Ankunft bis hin zur Patientenakte und Rechnung.
• Die Verwaltung im Zusammenhang mit den Terminen, wie z. B. die Dokumentation, Erinnerungen und Nachsorge.
• Die Kommunikation innerhalb des Teams und mit den Tierhaltern.
• Die Nachverfolgung des Verlaufs der Praxis anhand der Zahlen, die bereits vorliegen.

Die Software unterstützt alle Bereiche, behebt jedoch keine Fehler in den Abläufen. Wie das Basissystem der Praxis funktionieren sollte, wird im Leitfaden zum Patientenverwaltungssystem für Tierärzte beschrieben.

Von der Buchung bis zur bezahlten Rechnung

Verfolgen Sie einen typischen Besuch in der Praxis und notieren Sie sich, wo es zu Verzögerungen kommt. Die folgenden Fragen zeigen in der Regel, wo die Zeit verloren geht:

• Werden dieselben Angaben an mehreren Stellen eingetragen, zum Beispiel im Stundenplan und im Tagebuch?
• Werden die Krankenakten im Laufe des Tages oder nach Feierabend geschrieben?
• Hat der Tierarzt alles Notwendige bereit, wenn das Tier in den Untersuchungsraum kommt?
• Fehlen Informationen, wenn ein Tier zwischen Kollegen übergeben wird?
• Wie lange dauert es vom Abschluss des Termins bis zum Versand der Rechnung?

Die Antworten unterscheiden sich je nach Praxis, daher muss die jeweilige Praxis die Fragen im Kontext ihres eigenen Alltags stellen und nicht anhand einer Vorlage.

Verlorene Abbuchung

Behandlungen, die zwar durchgeführt, aber nie in Rechnung gestellt werden, stellen einen häufigen Verlust dar. Dabei kann es sich um ein zusätzliches Medikament, eine kurze Untersuchung oder Verbrauchsmaterialien handeln, die nicht erfasst werden. Die Praxis benötigt ein Verfahren, um solche Fälle zu erfassen, beispielsweise indem die Rechnung vor dem Versand mit der Patientenakte abgeglichen wird.

In Deutschland regelt die Gebührenordnung GOT, wie Tierärzte ihre Leistungen abrechnen.

Gemäß § 7 GOT wird das Honorar erst dann fällig, wenn der Tierhalter eine Rechnung erhalten hat. Die Rechnung muss gemäß demselben Paragrafen mindestens das Datum der Behandlung, die Tierart, die Diagnose oder den Grund für den Besuch, die in Rechnung gestellte Leistung mit ihrer laufenden Nummer in der Gebührenordnung, den Rechnungsbetrag und die Mehrwertsteuer enthalten.

Vetz schlägt vor, die Abrechnung anhand des Inhalts der Krankenakte vorzunehmen, wodurch das Risiko verringert wird, dass Maßnahmen übersehen werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Leitfaden zur Abrechnung in der Tierklinik.

Die Buchführung als Managementthema

Die Dokumentation nimmt einen großen Teil des Tages eines Tierarztes in Anspruch, und wenn sie auf den Abend verschoben wird, wirkt sich dies sowohl auf die Arbeitsbelastung als auch darauf aus, wie schnell die Rechnung versendet werden kann. Legen Sie daher fest, wer die Dokumentation erstellt, wann sie fertig sein soll und wie die Praxis mit unvollständigen Dokumentationen umgeht.

Vetz hört sich das Gespräch mit dem Tierhalter an und verfasst einen strukturierten Entwurf für den Behandlungsbericht. Der Tierarzt prüft und genehmigt den Entwurf, der anschließend mit einem Knopfdruck in das Dokumentationssystem übertragen wird. Wie dies in der Praxis funktioniert, wird im Leitfaden zur KI-gestützten Dokumentation für Tierärzte beschrieben.

Überprüfen Sie die Praxis anhand eigener Zahlen

Die Praxis verfügt bereits über das meiste, was zur Überwachung des Betriebs erforderlich ist. Beginnen Sie mit einigen Fragen, die sich anhand der eigenen Systeme beantworten lassen:

• Wie viele gebuchte Termine werden wahrgenommen, und wie viele bleiben unbesetzt?
• Wie viele Leistungen werden pro Besuch bei den verschiedenen Besuchstypen abgerechnet?
• Wie lange bleiben die Krankenakten nach dem Besuch noch unvollständig?
• Wie verteilen sich die Besuche auf die Tierärzte?
• Wie sieht die Abendarbeit für das Personal aus?

Messen Sie dieselben Kennzahlen über einen längeren Zeitraum hinweg, damit Sie erkennen können, ob eine Änderung etwas bewirkt hat. Vetz bietet einen Überblick über Arbeitsabläufe, Produktivität und Nutzung, sodass Muster und Verbesserungsmöglichkeiten sichtbar werden.

Das Team und die Arbeitsbelastung

Klare Rollenverteilungen an der Rezeption, im Untersuchungsraum und bei der Übergabe reduzieren Doppelarbeit. Wenn mehrere Teammitglieder mit demselben Patienten arbeiten, müssen sie auf dieselben Informationen zugreifen können. In Vetz können mehrere Personen gleichzeitig an derselben Patientenakte arbeiten, Kommentare hinzufügen und Änderungen sofort einsehen.

Die Arbeitsbelastung ist auch eine Frage der Führung, da müde Mitarbeiter mehr Fehler machen und häufiger kündigen. Wie sich eine Verringerung des Verwaltungsaufwands auf die Arbeitsbelastung auswirkt, wird in dem Artikel über die Verringerung der Arbeitsbelastung in der Klinik behandelt.

Eine Änderung nach der anderen

Eine Praxis, die versucht, alles auf einmal zu ändern, erzielt in der Regel nur halbherzige Ergebnisse. Wählen Sie stattdessen einen Engpass aus, zum Beispiel die Erstellung von Krankenakten nach Feierabend. Testen Sie eine neue Routine oder ein neues Tool über einen begrenzten Zeitraum und messen Sie denselben Parameter vor und nach der Umstellung. Erst wenn sich die Änderung bewährt hat, wird sie auf den Rest der Praxis ausgeweitet. Weitere Hilfsmittel für die tägliche Arbeit finden Sie in der Übersicht über Hilfsmittel für Tierärzte.

Erfahren Sie mehr über Vetz

Möchten Sie sehen, wie Vetz die Dokumentation vom Abend bis zum Termin übernehmen kann? Buchen Sie eine Vorführung, dann zeigen wir es Ihnen anhand Ihrer eigenen Terminarten.