KI-Schreibassistent für den Tierarzt: Ablauf und Auswahl

Nach der Sprechstunde wartet in vielen Tierarztpraxen noch die Dokumentation. Befunde, Behandlung und Absprachen mit dem Tierhalter müssen in die Patientenakte, oft erst am Abend und aus dem Gedächtnis. Ein KI-Schreibassistent nimmt Ihnen diesen Schritt weitgehend ab, indem er das Gespräch im Behandlungsraum mithört und daraus einen fertigen Entwurf schreibt. Auf dieser Seite lesen Sie, wie das bei Vetz abläuft, welche Texte dabei entstehen und welche Fragen Sie jedem Anbieter stellen sollten, bevor Sie sich entscheiden.

Was macht ein KI-Schreibassistent in der Tierarztpraxis?

Klassische Spracherkennung wandelt gesprochene Worte in Text um, Satz für Satz und ohne Verständnis dafür, was davon in die Akte gehört. Bei einer Diktiersoftware sprechen Sie nach dem Termin selbst einen Bericht ein, der anschließend abgetippt oder transkribiert wird. Beides spart Tipparbeit, die Struktur der Dokumentation bleibt aber Ihre Aufgabe.

Ein KI-Schreibassistent, im Englischen oft KI-Medical-Scribe genannt, setzt früher an. Er hört das Gespräch zwischen Ihnen und dem Tierhalter mit, erkennt, wer gerade spricht, und trennt die klinisch relevanten Angaben vom Smalltalk. Daraus erstellt er eine strukturierte Behandlungsnotiz in der Form, die Ihre Praxis verwendet. Wer lieber selbst diktiert, kann das mit Vetz ebenfalls tun, denn die Diktierfunktion transkribiert, strukturiert und formuliert den eingesprochenen Text automatisch.

Einen breiteren Überblick, wo KI heute in Tierarztpraxen eingesetzt wird, finden Sie im Beitrag über KI in der Tiermedizin.

So entsteht der tierärztliche Bericht automatisch

Der Ablauf mit Vetz folgt dem Termin, den Sie ohnehin haben.

1. Ist Vetz mit Ihrer Praxissoftware verbunden, erscheinen die gebuchten Termine automatisch in Vetz.
2. Zu Beginn des Gesprächs starten Sie die Aufnahme und können sich danach ganz auf das Tier und den Tierhalter konzentrieren.
3. Während des Gesprächs wertet Vetz aus, wer was sagt und welche Informationen wichtig sind, auch wenn mehrere Personen sprechen.
4. Wenige Sekunden nach dem Gespräch liegt ein vollständiger Entwurf vor, gegliedert nach den Vorlagen Ihrer Praxis und in medizinischer Fachsprache formuliert.
5. Sie lesen den Entwurf, passen ihn bei Bedarf an und geben ihn frei, worauf er per Knopfdruck in Ihr Praxisverwaltungssystem übertragen wird.

Das funktioniert auch bei Telefon- und Videosprechstunden, sodass Sie auch nach einer Fernberatung eine fertige Notiz erhalten.

Welche Texte der KI-Assistent außer der Behandlungsnotiz erstellt

Aus derselben Aufnahme erzeugt Vetz weitere Texte, die sonst zusätzliche Schreibarbeit bedeuten würden.

• Hinweise für den Tierhalter. Individuelle Heimpflege- und Entlassungshinweise entstehen direkt aus der Akte, verständlich formuliert für den Tierhalter.
• Diagnosecodes. Vetz schlägt passende Diagnosecodes auf Grundlage Ihrer Notiz vor.
• Abrechnungsvorschläge. Aus dem Inhalt der Dokumentation leitet Vetz ab, welche Leistungen abgerechnet werden sollten, damit weniger Positionen verloren gehen. Wie die Abrechnung nach der Gebührenordnung funktioniert, erklärt der Beitrag zur GOT-Abrechnung in der Tierarztpraxis.
• Hinweise auf Lücken. Fehlen Teile wie Anamnese oder Diagnose, weist Vetz darauf hin und erinnert an Wiedervorstellungen und Nachkontrollen.
• Formulierungshilfe. Sie können Vetz bitten, einen Abschnitt zu verbessern, umzuformulieren oder zu präzisieren, und Befunde und Schlussfolgerungen klar formulieren zu lassen.

Ergänzend gibt es die Wissenssuche, einen KI-Agenten, der evidenzbasierte Quellen und Fachartikel durchsucht, die gemeinsam mit Tierärzten ausgewählt wurden. Sie unterstützt Sie bei schwierigeren Fällen, die Diagnose stellen Sie selbst.

Die Verantwortung für die Dokumentation bleibt bei Ihnen

Der Entwurf eines KI-Schreibassistenten ist ein Vorschlag. Sie prüfen ihn, korrigieren ihn von Hand oder mit Hilfe der KI und geben ihn erst dann frei. Mehrere Personen aus dem Team können dabei gleichzeitig in derselben Akte arbeiten, kommentieren und Änderungen sofort sehen.

Diese Freigabe ist wichtig, weil die Pflicht zur Dokumentation bei der behandelnden Tierärztin oder dem behandelnden Tierarzt liegt und nicht bei der Software. Welche Angaben in die Behandlungsdokumentation gehören, beschreibt der Beitrag zur Dokumentationspflicht für Tierärzte.

Wie lange die Behandlungsdokumentation aufzubewahren ist, regelt jede Landestierärztekammer in ihrer eigenen Berufsordnung, eine einzige bundesweite Vorschrift dafür gibt es nicht. Die Berufsordnung der Tierärztekammer Bremen vom 9. Dezember 2015 verpflichtet Tierärztinnen und Tierärzte zum Beispiel in § 3, über die in Ausübung ihres Berufes gemachten Feststellungen und getroffenen Maßnahmen Aufzeichnungen zu fertigen und fünf Jahre lang aufzubewahren, soweit keine andere Frist bestimmt ist. Maßgeblich ist für Sie die Berufsordnung der Kammer, in deren Bereich Ihre Praxis liegt.

Anbindung an die Praxissoftware

Ein KI-Schreibassistent spart nur dann Zeit, wenn der fertige Text nicht von Hand in die Patientenakte kopiert werden muss. Vetz ist mit Provet Cloud und Vettigo integriert, eine Anbindung gibt es außerdem für MHK FileMaker. Bei aktiver Integration erscheinen die Termine automatisch in Vetz, und die freigegebene Notiz wird in die richtigen Felder Ihres Systems zurückgeschrieben. Technisch nutzt Vetz dafür die Schnittstellen oder die Export- und Importfunktionen des jeweiligen Systems, und die Übertragung erfolgt verschlüsselt.

Arbeitet Ihre Praxis mit einem anderen System, fragen Sie bei Vetz nach, ob es bereits unterstützt wird. Fehlt die Anbindung noch, kann Vetz für die meisten Praxisverwaltungssysteme eine Integration bauen. Wenn Sie ohnehin über einen Wechsel nachdenken, hilft der Überblick über Software für Tierärzte.

Datenschutz und die Fragen an jeden Anbieter

Ein KI-Schreibassistent verarbeitet Gespräche, in denen Namen, Adressen und weitere Angaben zum Tierhalter vorkommen. Damit fällt die Aufnahme unter die DSGVO, und die Praxis bleibt für die Daten verantwortlich. Klären Sie vor dem Einsatz mit jedem Anbieter, auch mit Vetz, die folgenden Punkte schriftlich.

• Wo werden Aufnahmen und Notizen gespeichert und verarbeitet?
• Welche Unterauftragsverarbeiter setzt der Anbieter ein?
• Wie lange werden die Audioaufnahmen aufbewahrt, und wann werden sie gelöscht?
• Stellt der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfügung?
• Werden die Daten zum Training von KI-Modellen verwendet?

Was Vetz zur Sicherheit seiner Plattform veröffentlicht, finden Sie auf der Seite zur Sicherheit bei Vetz. Die allgemeinen Pflichten einer Praxis beschreibt der Beitrag zur DSGVO in der Tierarztpraxis.

Vetz empfiehlt, Tierhalter darüber zu informieren, dass bei der Dokumentation KI unterstützt, und stellt dafür auf Wunsch eine fertige Formulierung bereit.

Nach dem Kurzpapier Nr. 10 der Datenschutzkonferenz, in der die unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder zusammenarbeiten, müssen die Informationen nach Art. 13 DSGVO bei einer Erhebung direkt bei der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Erhebung mitgeteilt werden. Dazu gehören unter anderem Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen, die Zwecke und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung, die Empfänger der Daten, die geplante Speicherdauer und die Rechte der betroffenen Person. Werden die Daten bei einer anwesenden Person erhoben, darf diese nach Auffassung der Datenschutzkonferenz in der Regel nicht auf Informationen im Internet verwiesen werden.

Voraussetzungen und Einführung

Für den Start brauchen Sie keine Installation. Sie melden sich im Browser an, und Vetz gibt es zusätzlich als App für iPhone und Android. Die meisten Computer, Smartphones und Tablets funktionieren direkt, solange das Gerät ein Mikrofon hat.

Vetz unterstützt mehr als zehn Sprachen, was für Teams mit mehreren Muttersprachen hilfreich ist. Das System ist auf große sprachliche Vielfalt trainiert, kommt mit Dialekten und Akzenten gut zurecht und wird mit der Nutzung besser. Ihre eigenen Vorlagen für die Akte lassen sich in Vetz abbilden, und das Vetz-Team hilft bei der Einrichtung von Vorlagen und Integrationen. Für die Einarbeitung bietet Vetz Schulung und Support an.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Testen Sie einen KI-Schreibassistenten mit echten Terminen aus Ihrer Praxis statt mit einem vorbereiteten Beispiel. Achten Sie darauf, ob Fachbegriffe, Medikamentennamen und Dosierungen im Entwurf korrekt erscheinen und ob die Gliederung Ihren Vorlagen folgt. Prüfen Sie, ob die Übertragung in Ihre Praxissoftware ohne Kopieren funktioniert, und lassen Sie sich die Antworten auf die Datenschutzfragen schriftlich geben. Nach einigen Tagen im Alltag sehen Sie außerdem, wie viel Sie am Entwurf noch ändern müssen.

Vetz können Sie 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkartenangaben.

Mehr über Vetz

Möchten Sie sehen, wie aus einem Gespräch in Ihrer Sprechstunde ein fertiger Bericht für die Patientenakte wird? In einer Demo zeigen wir Ihnen den KI-Schreibassistenten von Vetz mit Ihren Vorlagen und Ihrer Praxissoftware.