AI-notities voor dierenartsen en AI-ondersteunde dossiervoering

De zoekterm ‘ai note taking for vets’ verwijst doorgaans naar hulpmiddelen die het gesprek tijdens een bezoek aan de dierenarts volgen en relevante informatie omzetten in een gestructureerd concept van het consultverslag. De behandelende dierenarts controleert en bewerkt het concept vervolgens. Het consultverslag wordt goedgekeurd voordat het in het patiëntendossiersysteem van de kliniek wordt opgenomen.

Deze werkstroom kan het handmatig bijhouden van medische dossiers verminderen, terwijl de kliniek haar bestaande dossiersysteem behoudt. De AI-tool fungeert als ondersteuning bij het bijhouden van medische dossiers, terwijl de behandelaar de controle behoudt over de uiteindelijke aantekening in het dossier.

Zo werken AI-notities bij een bezoek aan de dierenarts

Zodra het bezoek begint, activeert de behandelaar de tool zodat het gesprek met de eigenaar van het dier kan worden vastgelegd. De AI interpreteert de informatie terwijl het consult plaatsvindt en maakt gebruik van het door de kliniek gekozen sjabloon voor het patiëntendossier. Na afloop van het gesprek wordt er een concept opgesteld volgens de structuur die de kliniek heeft ingesteld.

Een normale werkstroom bestaat uit de volgende stappen.

De behandelaar start de opname zodra het consult begint.
De tool haalt relevante informatie uit het gesprek.
De informatie wordt geordend volgens het dossierformulier en de procedures van de kliniek.
Na het consult wordt een conceptdossier aangemaakt.
De behandelaar controleert de inhoud en brengt de nodige wijzigingen aan.
De voltooide notitie wordt goedgekeurd en kan worden overgebracht naar het dossiersysteem.

Het door AI opgestelde concept moet altijd door een arts worden gecontroleerd. Namen, bevindingen, formuleringen en andere gegevens moeten mogelijk worden gecorrigeerd of aangevuld voordat het patiëntendossier wordt goedgekeurd.

Zo werkt Vetz in de praktijk

Vetz luistert mee tijdens het gesprek met de eigenaar van het dier en vertaalt de informatie in realtime. De tool maakt gebruik van de sjablonen van de kliniek om een gestructureerd concept van het medisch dossier op te stellen. De behandelaar kan de tekst vervolgens doorlezen en aanpassen voordat hij of zij deze ondertekent.

Zodra er een actieve integratie is, kan het voltooide dossier worden overgezet naar het dossiersysteem. Een meer gedetailleerde uitleg vind je in de handleiding ‘Zo werkt Vetz: van patiëntgesprek tot voltooid dossier’.

Dierenartsen die liever een aantekening inspreken, kunnen ook gebruikmaken van AI-dicteerfuncties voor dierenartsen. Vetz transcribeert dan het gedicteerde en structureert de tekst als een aantekening in het medisch dossier. Op de pagina over AI-dossierbeheer staat meer informatie over hoe de tool wordt gebruikt bij het dagelijkse dossierwerk.

Ondersteuning voor meer onderdelen van de patiëntendossiers

Naast het opstellen van het medisch dossier zelf kan Vetz ook helpen bij verschillende aanverwante taken. De voorstellen zijn gebaseerd op de inhoud van het medisch dossier en moeten door de behandelend arts worden beoordeeld voordat ze worden gebruikt.

Medische formuleringen kunnen worden aangepast of verduidelijkt, zodat ze aansluiten bij de taal en structuur van het medisch dossier.
Op basis van de aantekening kunnen relevante diagnosecodes worden voorgesteld.
Op basis van de inhoud van het medisch dossier kunnen op maat gemaakte adviezen voor thuiszorg worden gegenereerd.
Er kan aandacht worden besteed aan de noodzaak van een vervolgafspraak of een andere vorm van follow-up.
Er kunnen factuurvoorstellen worden opgesteld op basis van de gegevens in het patiëntendossier.
De bestaande tekst kan handmatig worden bewerkt of met behulp van AI worden verwerkt.

De voorstellen vervangen niet het oordeel van de behandelaar. Diagnosecodes, advies voor thuisverzorging en factureringsgegevens moeten worden gecontroleerd in het kader van de overige dossiercontrole.

Eigen dossierformulieren en samenwerking

De kliniek kan haar eigen sjablonen voor patiëntendossiers in Vetz kopiëren. Hierdoor kan worden voortgebouwd op bestaande rubrieken en lokale werkwijzen, in plaats van een geheel nieuwe structuur voor de patiëntendossiers in te voeren.

Bij de evaluatie moet de kliniek de sjablonen testen met de soorten bezoeken die daadwerkelijk in de praktijk voorkomen. Een routinebezoek kan andere eisen aan de structuur stellen dan een spoedbezoek of een telefonisch contact. De test moet ook aantonen hoe er wordt omgegaan met verplichte gegevens en kliniek-specifieke formuleringen.

Meerdere teamleden kunnen in Vetz aan hetzelfde dossier werken. Ze kunnen opmerkingen plaatsen en de inhoud bewerken, en updates in realtime bekijken. De kliniek moet vóór de invoering vaststellen wie een concept mag wijzigen en wie de definitieve notitie goedkeurt.

Uitrusting en gebruikswijze

Vetz wordt via de webbrowser gebruikt en hoeft niet op de computer te worden geïnstalleerd. Het platform is ook beschikbaar als app voor iPhone en Android.

Tijdens het consult kan een computer of mobiele telefoon met microfoon worden gebruikt. De tool werkt ook op een tablet met microfoon. Er wordt geen specifieke externe microfoon als vereiste vermeld.

Vetz kan gesprekken verwerken waarin meerdere personen aan het woord zijn. Daardoor is de tool handig wanneer zowel de behandelaar als de eigenaar van het dier aan het gesprek deelnemen. Het platform kan ook worden gebruikt voor video- en telefonische consulten.

De kliniek zou de geluidsopname moeten testen in de ruimtes en op de apparaten die zullen worden gebruikt. Achtergrondgeluiden en de plaatsing van het apparaat kunnen anders van invloed zijn op de kwaliteit van de geluidsopname.

Vetz beveelt aan dat de eigenaar van het dier wordt geïnformeerd over het feit dat AI wordt gebruikt ter ondersteuning van de aantekening. De kliniek dient een gezamenlijke formulering vast te stellen en te bepalen wanneer deze informatie moet worden verstrekt.

Integratie met het bestaande patiëntendossiersysteem

Een afzonderlijke AI-schrijftool hoeft niet te betekenen dat de kliniek van patiëntendossiersysteem moet veranderen. Vetz kan worden geïntegreerd met Provet Cloud en Vettigo. Ook MHK FileMaker wordt vermeld als een ondersteunde integratie.

Zodra de integratie actief is, worden de afspraken automatisch in Vetz weergegeven. Na controle kan het voltooide dossier worden teruggestuurd naar het dossiersysteem, waardoor er minder handmatige overdracht nodig is.

Klinieken die een ander systeem gebruiken, dienen te vragen om een toelichting op de mogelijke integratiemogelijkheden. Er moet duidelijk zijn of de overdracht rechtstreeks via een API plaatsvindt of via de export- en importfuncties van het patiëntendossiersysteem. De kliniek dient ook te controleren welke velden in het patiëntendossier kunnen worden ingevuld en hoe de juiste patiënt aan de juiste aantekening wordt gekoppeld.

Lees meer over de integratie van Vetz met patiëntendossiersystemen en hoe AI-ondersteuning kan worden ingezet in combinatie met een bestaand patiëntendossiersysteem voor dierenartsen.

Medische controle van AI-ontwerpen

Een goed gestructureerd concept kan nog steeds onjuistheden bevatten of informatie missen die tijdens het bezoek niet duidelijk naar voren is gekomen. De behandelaar moet daarom controleren of de aantekening in het dossier overeenkomt met het consult, voordat deze wordt goedgekeurd.

In een artikel in het tijdschrift Svensk Veterinärtidning over een proefproject met Vetnio wordt beschreven hoe de dierenarts na elk consult de aantekeningen controleerde en deze indien nodig aanpaste. In het betreffende proefproject was de tool niet geïntegreerd met het patiëntendossiersysteem. De tekst werd daarom handmatig naar het patiëntendossier gekopieerd.

Het voorbeeld laat twee aspecten zien die afzonderlijk moeten worden beoordeeld. Het ene betreft de kwaliteit van het gegenereerde concept. Het andere betreft de manier waarop de aantekening wordt overgebracht naar het patiëntendossiersysteem van de kliniek. Een demonstratie moet beide aspecten laten zien aan de hand van de eigen werkprocessen van de kliniek.

Aankoopchecklist voor AI-schrijfhulpmiddelen

Een kliniek die AI-notitieopname voor dierenartsen evalueert, moet de leverancier vragen om te laten zien hoe de tool werkt tijdens een daadwerkelijke patiëntenstroom. Een vooraf opgestelde voorbeeldtekst biedt niet dezelfde basis als een demonstratie vanaf het begin van de opname tot het moment dat het dossier wordt goedgekeurd.

Neem de volgende vragen mee in de evaluatie.

Kan de leverancier het volledige traject laten zien, van het consult tot het gecontroleerde en goedgekeurde medisch dossier?
Kunnen de eigen dossierformulieren van de kliniek worden getest met echte soorten bezoeken?
Hoe wordt er omgegaan met meerdere patiënten of meerdere dieren die tijdens hetzelfde gesprek aan de orde komen?
Welke onderdelen van de overdracht naar het patiëntendossiersysteem verlopen automatisch?
Waar worden geluidsopnames, concepten en voltooide aantekeningen opgeslagen?
Welke onderaannemers verwerken de gegevens van de kliniek?
Hoe worden de rechten en de toegang van gebruikers beheerd?
Hoe lang worden geluidsopnames en andere gegevens bewaard, en hoe kan men bij de kliniek verzoeken om verwijdering?
Welke ondersteuning en training zijn bij de implementatie inbegrepen?
Hoe worden storingen en logboekregistratie afgehandeld wanneer de dienst niet beschikbaar is?

Informatie over het veiligheidsbeleid van Vetz is te vinden op de pagina over veiligheid en gegevensbescherming. De kliniek dient vervolgens de bedrijfsspecifieke vragen rechtstreeks aan de leverancier te stellen en de antwoorden vast te leggen met het oog op haar besluit.

Meer gedetailleerde informatie vind je in de handleiding over het kiezen van een AI-scribe voor een dierenkliniek.

Vergelijk workflows op categorieniveau

AI-schrijfhulpmiddelen voor dierenartsen kunnen onderling verschillen wat betreft sjablonen en integraties. Ook de vormen van controle, toegangsbeheer en opslag kunnen variëren. De vergelijking moet daarom worden gebaseerd op de daadwerkelijke bezoek- en dossiersystemen van de praktijk.

Bekijk de actuele aanbiedingen rechtstreeks bij co.vet, vetnio.com, digitail.com, scribblevet.com en vetrec.io voordat u leveranciers met elkaar vergelijkt. Vraag elke leverancier om dezelfde testcases te laten zien en dezelfde inkoopvragen te beantwoorden. Zo kunt u beter beoordelen in hoeverre de verschillende tools aansluiten bij de werkwijze van uw praktijk.

Lees meer over Vetz

Ontdek hoe het gesprek wordt omgezet in een bewerkbaar concept voor het patiëntendossier en hoe de overdracht kan verlopen met het bestaande patiëntendossiersysteem van de kliniek. Boek een demo van Vetz met de nadruk op AI-notities en dossierregistratie.