Praktikledning för veterinärpraktiken: där tiden och intäkterna försvinner

Praktikledning på en veterinärpraktik handlar mindre om programvara och mer om hur dagen faktiskt fungerar. Det gäller hur personal och rum planeras, hur ett besök går från bokning till betald faktura och hur teamet lämnar över till varandra. Den som leder praktiken behöver se var tiden går åt och var intäkter går förlorade, och sedan ändra en sak i taget.

Vad praktikledning omfattar

Praktikledning täcker hela den dagliga driften av praktiken:

Planering av veterinärer, djursjukskötare och behandlingsrum.
Flödet för varje besök, från bokning och ankomst till journal och faktura.
Administrationen runt besöken, som journalföring, påminnelser och uppföljning.
Kommunikationen inom teamet och med djurägarna.
Uppföljningen av hur praktiken går, med siffror som praktiken redan har.

Programvaran stödjer varje del, men den löser inte en rutin som inte fungerar. Hur praktikens grundsystem bör fungera beskrivs i guiden till journalsystem för veterinärer.

Från bokning till betald faktura

Följ ett vanligt besök genom praktiken och notera var det stannar upp. Frågorna nedan brukar visa var tiden försvinner:

Skrivs samma uppgifter in på flera ställen, till exempel i tidboken och i journalen?
Skrivs journalerna under dagen eller efter stängning?
Har veterinären allt som behövs när djuret kommer in i undersökningsrummet?
Saknas information när ett djur lämnas över mellan kollegor?
Hur lång tid går det från avslutat besök till skickad faktura?

Svaren skiljer sig mellan praktiker, så praktiken behöver ställa frågorna mot sin egen dag och inte mot en mall.

Debitering som går förlorad

Åtgärder som utförs men aldrig debiteras är en vanlig förlust. Det kan gälla ett extra läkemedel, en kort kontroll eller förbrukningsmaterial som inte förs in. Praktiken behöver en rutin för att fånga dem, till exempel att fakturan stäms av mot journalen innan den skickas.

I Tyskland styr avgiftsordningen GOT hur veterinärer debiterar.

Enligt GOT § 7 förfaller arvodet till betalning först när djurägaren har fått en faktura. Fakturan ska enligt samma paragraf minst innehålla datum för behandlingen, djurslaget, diagnosen eller skälet till besöket, den debiterade åtgärden med sitt löpnummer i avgiftsförteckningen, fakturabeloppet och momsen.

Vetz föreslår vad som bör debiteras utifrån journalens innehåll, vilket minskar risken att åtgärder glöms bort. Mer om det finns i guiden om debitering på veterinärkliniken.

Journalföringen som ledningsfråga

Journalföringen tar en stor del av veterinärens dag, och när den skjuts till kvällen påverkar det både arbetsbelastningen och hur snabbt fakturan kan skickas. Bestäm därför vem som skriver journalen, när den ska vara klar och hur praktiken följer upp journaler som ligger ofärdiga.

Vetz lyssnar på samtalet med djurägaren och skriver ett strukturerat journalutkast. Veterinären granskar och godkänner utkastet, som sedan förs över till journalsystemet med ett knapptryck. Hur det fungerar i praktiken beskrivs i guiden om AI-journalföring för veterinärer.

Följ upp praktiken med egna siffror

Praktiken har redan det mesta som behövs för att följa upp driften. Börja med några frågor som går att besvara ur de egna systemen:

Hur många bokade tider fylls, och hur många uteblir?
Hur många åtgärder debiteras per besök inom olika besökstyper?
Hur länge ligger journaler ofärdiga efter besöket?
Hur fördelas besöken mellan veterinärerna?
Hur ser kvällsarbetet ut för personalen?

Mät samma saker över tid, så att det går att se om en ändring gjorde skillnad. Vetz ger en överblick över arbetsflöden, produktivitet och användning, så att mönster och förbättringsmöjligheter syns.

Teamet och arbetsbelastningen

Tydliga roller i receptionen, i undersökningsrummet och vid överlämning minskar dubbelarbetet. När flera i teamet arbetar med samma patient behöver de se samma uppgifter. I Vetz kan flera personer arbeta i samma journal samtidigt, kommentera och se ändringar direkt.

Arbetsbelastningen är också en ledningsfråga, eftersom trötta medarbetare gör fler fel och lämnar oftare. Hur minskad administration påverkar belastningen tas upp i artikeln om att minska arbetsbelastningen i kliniken.

Inför en ändring i taget

En praktik som försöker ändra allt på en gång brukar få ett halvt infört resultat. Välj i stället en flaskhals, till exempel journaler som skrivs efter stängning. Testa en ny rutin eller ett nytt verktyg under en begränsad period och mät samma sak före och efter. Först när ändringen fungerar sprids den till resten av praktiken. Fler verktyg för det dagliga arbetet finns i översikten över verktyg för veterinärer.

Les mer om Vetz

Vill ni se hur Vetz kan ta journalföringen från kvällen till besöket? Boka en demonstration så visar vi det med era egna besökstyper.